25 липня 2001 р.
м.Київ
Колегія Держкомархіву України відзначає, що в умовах розбудови незалежної держави, творення нового суспільства набуває гостроти питання залучення до інформаційного обігу й використання усієї сукупності джерел з історії України, що складають Національний архівний фонд.
Формування єдиної інформаційної системи Національного архівного фонду України є об'єктивною закономірністю та настійною необхідністю.
З 2000 р. Держкомархів розпочав створення електронної версії Центрального фондового каталога - Інформаційної системи "Центральний фондовий каталог" (ІС ЦФК), що інтегруватиме окремі сегменти фондових каталогів архівних установ України.
На виконання Указів Президента України № 887/2000 від 14.04.2000 "Про вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади" і № 928/2000 від 31.07.2000 "Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні", а також Розпорядження Президента України № 273/2000-рп від 2 вересня 2000 р. "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи" проведено апробацію попередньої версії програми "Архівні фонди України", розробленої в Держкомархіві України з метою накопичення інформації, яка надалі має ввійти до базового блоку Інформаційної системи - електронної версії Центрального фондового каталога; проведено всеукраїнський семінар з цього питання та апробацію програмно-методичних підходів і засад.
Розроблено й подано до Державного комітету зв'язку та інформатизації України три проекти щодо інформатизації архівної галузі в 2002-2004 рр., спрямовані на розвиток Інтернет-технологій в архівах і створення розгалуженої комунікаційної мережі веб-серверів; створення типової моделі автоматизації державного архіву обласного рівня; створення інформаційної системи ЦДІАК та ЦДІАЛ з обладнанням сучасних робочих місць, встановленням серверів баз даних, побудовою локальних та глобальних мереж і об'єднання їх в єдину систему з центром в Держкомархіві України. Усі проекти пройшли експертизу і включені до відповідних національних програм.
Накопичено й певний практичний досвід в архівних установах. Так, за станом на 2001 р. силами працівників відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду Держкомархіву України до бази даних ЦФК введено фондовий каталог (7,3 тис. фондів) Державного архіву Київської області; Кам'янець-Подільський міський архів першим провів роботу згідно з програмою "Архівні фонди України" і завершив на нинішньому етапі створення електронної версії фондового каталога.
Загалом, облікові бази даних створені і функціонують у 15 державних архівах (ЦДКФФА, ЦДАМЛМ, Держархіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархівах Дніпропетровської, Донецької, Житомирської, Запорізької, Київської, Луганської, Львівської, Миколаївської, Одеської, Черкаської, Чернігівської областей, Кам'янець-Подільському міському архіві). Майже всі облікові комп'ютерні системи структурно базуються на основному обліковому документі архіву - аркуші фонду.
За попередніми даними, в облікових базах державних архівів представлено близько 40 тис. фондів, тобто приблизно 20% від їх загальної кількості.
Разом з тим колегія констатує, що зроблено лише перший крок на шляху створення ІС ЦФК. Є потреба у подальшому розвитку програмного та лінгвістичного забезпечення системи, створенні робочої групи для методичного та практичного забезпечення ІС ЦФК, надання необхідної допомоги державним архівам з цього питання.
Враховуючи винятково важливе значення створення Інформаційної системи на базі ЦФК Держкомархіву України, колегія вирішує:
Заступник голови колегії,
в. о. Голови Держкомархіву України Г.В. Боряк
Секретар колегії Г.І. Бєлоусова
Додаток 1
до п. 3 рішення колегії Держкомархіву України
від 25 липня 2001 р.
Боряк Г. В. - заст. Голови Держкомархіву України (керівник)
Захарченко Т. М. - головний спеціаліст відділу зберігання та обліку НАФ Держкомархіву України (заступник керівника)
Забенько Ю. І. - керівник Центру інформаційних технологій
Зубченко К. І. - заступник директора Держархіву Київської області
Матяш І. Б. - заступник директора УНДІАСД
Музичук О. В. - директор ЦДІАК України
Папакін Г. В. - нач. відділу інформації, використання НАФ та зовнішніх зв'язків Держкомархіву України
Рижкова Г. П. - нач. відділу зберігання та обліку НАФ Держкомархіву України
Христова Н. М. - зав. відділом науково-довідкового апарату та обліку документів УНДІАСД
Щербина О. С. - архівіст І категорії ЦДАГО України
Додаток 2
до п. 5 рішення колегії Держкомархіву України
від 25 липня 2001 р.
Розвиток Національної інформаційної мережі, належне представлення в ній національних інформаційних ресурсів є одним з пріоритетних напрямів державної політики в сфері інформатизації України, про що свідчить Указ Президента України від 31 липня 2000 р. № 928/2000 "Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні".
В умовах розбудови незалежної держави, творення нового суспільства набуває гостроти питання залучення до інформаційного обігу й використання усієї сукупності джерел з історії України, що складає Національний архівний фонд. Якісно новий підхід до історичних досліджень можливий лише за умов їх якісно нового інформаційного забезпечення. Формування єдиної інформаційної системи Національного архівного фонду України є об'єктивною закономірністю та настійною необхідністю, умовою створення єдиного інформаційного простору.
Перший крок на шляху створення Інформаційної системи на базі ЦФК був зроблений у 1989 р. Головархів України видав наказ "Про створення автоматизованої інформаційної системи (АІС) в Головархіві України. Для організації роботи було створено спеціальну групу, яка мала внести необхідні пропозиції щодо придбання техніки, навчання спеціалістів та включення до АІС відомостей карток ЦФК. Але не маючи у своєму складі спеціального підрозділу з питань комп'ютеризації не зміг приступити до виконання цієї роботи; у 1991 р. дав згоду на участь у програмі "Архівна та рукописна Україніка" в архівах, музеях, рукописних відділах бібліотек України, Росії, інших республік та зарубіжжя, з якою виступив Інститут археографії України. Мета цієї програми полягала у створенні на базі ЦФК Головархіву зведеного централізованого банку даних про архівні джерела, які стосуються історії України, не тільки архівів, а й музеїв та бібліотек систем Мінкультури, Мінвузу, АН України.
У зв'язку з підготовкою технічного завдання цієї програми відділ обліку і зберігання НАФ Головархіву України розробив стандарт описування інформації та галузевий покажчик найбільш характерних типів фондів, що містяться у картках фондів ЦФК для пошуку інформації. За основу формату описування інформації була взята картка фонду ЦФК (в архіві це аркуш фонду), яка включає відомості розміщення, зберігання фондів, їх облік, інформацію про склад і зміст документів час діяльності фондоутворювачів. Центральним державним архівам, державним архівам областей та мм. Києва і Севастополя були надіслані для апробації зразки автоматизованого опису архівних фондів для зведеного банку даних.
Розроблена програма забезпечує введення даних, накопичення інформації, збереження, оновлення інформаційного масиву, розширення і вдосконалення бази (є місця для додаткових полів), багаторазове використання по запитах. Пошук інформації здійснюється за номером, категорією, типом фонду, тематичній, географічній ознаками та по словнику, який накопичує комп'ютер в процесі введення інформації з назв фондоутворювачів. Передбачалося тиражування цієї програми для держархівів України та створення на основі єдиної програми відповідної інформаційної мережі. Але у 1994 р. через відсутність коштів всі роботи щодо супроводу, вдосконалення БД, надання архівам допомоги були припинені. На базі ЦФК створена тільки електронна версія фондового каталогу Київської області (7,3 тис. карток), хоча і не в повному обсязі, оскільки картки фондів колишнього партархіву надійшли пізніше і не введені в комп'ютер. Крім того нормування роботи показало, що інформацію про фонди одного архіву можна ввести одним працівником за рік, тобто для створення бази даних всього ЦФК знадобиться 25 років. Загалом створені і функціонують облікові бази даних у 14 державних архівах (ЦДКФФА України, ЦДАМЛМ України, Держархіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархівах Дніпропетровської, Донецької, Запорізької, Київської, Львівської, Луганської, Миколаївської, Одеської, Черкаської, Чернігівської областей, Кам'янець-Подільському міському державному архіві). Структурно майже всі без винятку облікові комп'ютерні системи базуються на основному обліковому документі архіву - аркуші фонду. В них представлено близько 40 тис. фондів що складає 20% від їх загальної кількості. Бази всі функціонують самостійно, єдиного центру інформації не існує.
Робота з величезним масивом інформації в ЦФК здійснюється вручну. Зміни, що відбуваються у складі та обсязі фондів вносяться працівником відділу на протязі поточного року. Виконання складних аналітичних завдань обробки інформації про фонди міжрегіонального, статистичного характеру, можливості використовувати інформацію по ряду важливих аспектів, а саме тематичному, річна технологія виключає. На тепер пошук інформації у ЦФК утруднений, здійснюється тільки за номером фонду, цю функцію також виконують путівники, довідники але вони практично невдовзі "застарівають" після їх видання, оскільки поповнення архівів новими фондами і справами відбувається постійно.
В архівах існують довідкові картотеки (тематичні, географічні, особові тощо).
Укази Президента України № 887/2000 від 14.04.2000 "Про вдосконалення інформаційно-аналітичного забезпечення Президента України та органів державної влади" і № 928/2000 від 31 липня 2000 р. "Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні", а також Розпорядження Президента України № 273/2000-рп від 2 вересня 20000 р. "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи" знов поставили на порядок денний створення Інформаційної системи.
На виконання вищезазначених урядових документів проведено апробацію попередньої версії програми "Архівні фонди України", розробленого в Держкомархіві України з метою накопичення інформації, яка надалі має ввійти до базового блоку Національної архівної інформаційної системи - електронної версії Центрального фондового каталога, проведено всеукраїнський семінар з цього питання.
Але зроблено лише перший крок на шляху створення Інформаційної системи. Є потреба у подальшому розвитку програмного забезпечення ІС ЦФК, вдосконалення інформаційних, лінгвістичних питань, створенні робочої групи для методичного та практичного забезпечення ІС ЦФК, надання необхідної допомоги державним архівам у визначенні програмних завдань.
Об'єднання фондових каталогів державних архівів в єдину мережу дозволить створити єдиний банк даних, дасть можливість користувачам з будь-якого архіву відібрати необхідну інформацію, готувати на його основі переліки, покажчики, путівники та забезпечить дотримання законодавчої норми щодо централізованого обліку Держкомархівом документів історико-культурної спадщини України.
При Держкомархіві України створено Центр інформаційних технологій, завданнями якого є методично-технічне забезпечення робіт, координація, супровід, підтримка користувачів, створення систем передавання, експортування даних з інших існуючих на тепер в архівах баз даних.
З метою поліпшення, вдосконалення подальшої роботи необхідно:
Головний спеціаліст відділу
зберігання та обліку НАФ
Держкомархіву України Т.М. Захарченко
Головна сторінка | Nota Bene | Генеалогія | Новини | Публікації | Архіви в Україні | Архіви в світі | Контакти | Карта порталу
Copyright © 2008 - Державний комітет архівів України
Всі права застережені
Вебмайстер: webmaster@archives.gov.ua