Проект

Коментарі, зауваження та пропозиції просимо надсилати на адресу
Організаційно-аналітичного відділу Держкомархіву

ЗАКОН УКРАЇНИ

Про загальне діловодство

Цей Закон встановлює правові та організаційні засади ведення загального діловодства в Україні і спрямований на забезпечення реалізації державної політики у цій сфері.

Розділ І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Стаття 1. Основні терміни та їх визначення

У цьому Законі терміни вживаються у такому значенні:

Стаття 2. Сфера дії Закону

Дія цього Закону поширюється на органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації всіх форм власності та об'єднання громадян.

Закон не регулює відносини, пов'язані з організацією процесів діловодства за зверненнями громадян, діловодної роботи з документами, що містять конфіденційну чи секретну інформацію, і які визначаються іншими нормативно-правовими актами.

Стаття 3. Законодавство України у сфері загального діловодства

Законодавство України у сфері загального діловодства базується на Конституції України і складається з цього Закону та інших нормативно-правових актів України, що регулюють відносини у цій сфері.

Якщо міжнародним договором, згода на обов'язковість якого надана Верховною Радою України, встановлено інші норми, ніж ті, що передбачені законодавством України у сфері загального діловодства, застосовуються норми міжнародного договору.

Стаття 4. Принципи державної політики у сфері загального діловодства

Державна політика у сфері загального діловодства базується на таких принципах:

Стаття 5. Суб'єкти організації загального діловодства

Суб'єктами організації загального діловодства є:

Стаття 6. Повноваження органів державної влади та органів місцевого самоврядування у сфері загального діловодства

Державну політику у сфері загального діловодства визначає Верховна Рада України.

Кабінет Міністрів України, інші органи виконавчої влади, а також органи місцевого самоврядування забезпечують проведення державної політики у сфері загального діловодства в межах своєї компетенції.

Стаття 7. Спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства

Спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства є окремим суб'єктом організації загального діловодства, що здійснює управління цією сферою в країні.

Спеціально уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства в межах своїх повноважень в організації загального діловодства, визначених законом:

Акти центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, прийняті у межах його повноважень та виконуваних функцій, є обов'язковими для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій всіх форми власності та об'єднань громадян.

Стаття 8. Функції служби діловодства органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації всіх форм власності, об'єднань громадян з організації загального діловодства

Загальне діловодство в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях всіх форм власності, об'єднаннях громадян (підприємства, установи, організації) ведеться службою діловодства підприємства, установи, організації.

Служба діловодства підприємства, установи, організації (загальний відділ, канцелярія, департамент документаційного забезпечення управління, посадова особа, відповідальна за ведення загального діловодства тощо):

Розділ ІІ. ДОКУМЕНТУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Стаття 9. Види організаційно-розпорядчої діяльності, що підлягають документуванню

Управлінська діяльність організаційного та розпорядчого характеру на підприємствах, в установах і організаціях має бути документованою.

У межах ведення загального діловодства на підприємстві, в установі, організації документуванню підлягають такі види організаційно-розпорядчої діяльності:

Стаття 10. Вимоги до створення текстів та оформлення організаційно-розпорядчих документів

Створювані організаційно-розпорядчі документи підприємства, установи, організації - статути, положення, протоколи, накази, розпорядження, рішення, ухвали, акти, інструкції, заяви, подання, анкети, графіки, службові листи тощо, повинні відповідати правовому статусу підприємства, установи, організації. Класи, підкласи та види організаційно-розпорядчих документів визначаються Державним класифікатором управлінської документації, який затверджується Державним комітетом статистики України. Право створення організаційно-розпорядчого документа певного виду визначається нормативними актами і має фіксуватися в установчих документах підприємства, установи, організації.

Організаційно-розпорядчі документи підприємства, установи, організації мають відповідати загальнодержавним чи галузевим уніфікованим формам документів, встановлених державними стандартами, іншими нормативно-правовими актами, що містять вимоги до побудови форм, правил створення текстів управлінських документів та фіксації їх реквізитів.

Інформація тексту організаційно-розпорядчого документа повинна бути достовірною, відбивати з максимальною повнотою зміст організаційних чи розпорядчих рішень. Структура, мова та стиль викладення тексту має відповідати уніфікованим формам побудови текстів організаційно-розпорядчих документів.

Склад реквізитів організаційно-розпорядчого документа має забезпечити набуття ним юридичної сили, ідентифікувати його вид, назву, час, місце створення та інші характеристики. Сукупність реквізитів, що надає кожному виду організаційно-розпорядчих документів юридичну силу, встановлюється державними стандартами, які розроблюються спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства та затверджуються Державним комітетом стандартів України.

Реквізити, способи фіксації та відтворення інформації організаційно-розпорядчого документа, його носій мають забезпечити інформаційну та фізичну цілісність документа, ідентичність інформації під час передавання чи копіювання документа, а також зручність у користуванні та сприйнятті інформації людиною.

Способи та засоби фіксування інформації організаційно-розпорядчого документа, її носій повинні забезпечити збереженість документа протягом нормативно визначеного строку його зберігання.

Стаття 11. Вимоги до електронних організаційно-розпорядчих документів

Електронний організаційно-розпорядчий документ та організаційно-розпорядчий документ на паперовому носії є рівнозначними за всіма статусами відповідно до законодавства.

За умови ідентичності текстів електронного організаційно-розпорядчого документа та організаційно-розпорядчого документа на паперовому носії оригіналом слід вважати паперовий документ.

Оформлення електронного організаційно-розпорядчого документа має відповідати чинним правилам документування організаційно-розпорядчої документації на паперових носіях. Всі реквізити організаційно-розпорядчого документа на паперовому носії конкретного виду мають бути фіксовані в електронному організаційно-розпорядчому документі цього виду. Паперова копія електронного організаційно-розпорядчого документа має відповідати встановленій уніфікованій формі організаційно-розпорядчого документа.

Не можуть створюватись тільки в електронній формі організаційно-розпорядчі документи:

Розділ ІІІ. РОБОТА ЗІ СЛУЖБОВИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Стаття 12. Реєстрація службових документів

Реєстрації підлягають всі створені на підприємстві, в установі, організації чи отримані ними службові документи, що потребують обліку, виконання або їхня інформація може бути використана як довідкова у поточній діяльності підприємства, установи, організації.

Реєстрація здійснюється в реєстраційних формах відповідно до нормативних актів, що затверджуються Кабінетом Міністрів України.

Стаття 13. Організація документообігу

Передавання та отримання службових документів підприємством, установою, організацією від інших підприємств, установ, організацій чи фізичних осіб здійснюється каналами електронного або поштового зв'язку у порядку, визначеному нормативними актами.

Передавання та отримання службових документів у вигляді факсограм, повідомлень електронної пошти, інших документів з аналогом власноручного підпису має здійснюватися тільки за наявності електронно-цифрового підпису або письмової угоди між кореспондентами відповідно до вимог законодавства, інших нормативно-правових актів.

Процеси виконання створених організаційно-розпорядчих документів та отриманих службових документів підлягають контролю. Термін виконання документа встановлюється при формулюванні завдання чи запиту і фіксується у вигляді дати. Терміни виконання окремих видів документів визначаються нормативними актами, що затверджуються Кабінетом Міністрів України.

Внутрішній електронний документообіг реалізується тільки за наявності відповідного розпорядчого документа, виданого керівником підприємства, установи, організації, та необхідних програмних засобів.

Стаття 14. Формування і ведення документаційного фонду

Документаційний фонд підприємства, установи, організації складається зі службових документів, що були створені на підприємстві, в установі, організації чи надійшли до них. Службовий документ вважається включеним до складу документаційного фонду після його реєстрації. Реєстраційні форми документів є інформаційно-пошуковою системою документаційного фонду. Документаційний фонд підприємства, установи, організації формується впродовж всього часу їхньої діяльності.

Для формування та ведення документаційного фонду підприємства, установи, організації службою діловодства на основі нормативних актів складається зведена номенклатура справ зі строками зберігання документів. Службові документи з часу створення чи надходження і до передавання в архів підприємства, установи, організації зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах підприємства, установи, організації відповідно до зведеної номенклатури справ.

Порядок опрацювання службових документів та формування їх у справи чи інші форми для зберігання в документаційному фонді підприємства, установи, організації визначається нормативними документами спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства. Строки і порядок передачі документів із структурних підрозділів підприємства, установи, організації до їхнього архіву встановлюються відповідно до правил, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Передавання документів до архіву підприємства, установи, організації здійснюється разом з реєстраційними формами. Всі електронні документи підприємства, установи, організації постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання повинні мати однакові характеристики для відтворення інформації.

Попередній відбір документів документаційного фонду для подальшого зберігання в архіві підприємства, установи, організації чи до знищення здійснюється експертними комісіями підприємства, установи, організації. Повноваження експертних комісій визначаються нормативними актами Кабінету Міністрів України та спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Строки зберігання документів в архіві підприємства, установи, організації та порядок передавання їх на постійне зберігання до архівних установ визначаються нормативними актами спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства.

Стаття 15. Користування службовими документами та використання їхньої інформації

Користування службовими документами, використання їхньої інформації на підприємстві, в установі, організації здійснюється відповідно до законодавства, інших нормативних актів та складених на їх основі інструкцій, затверджених керівником підприємства, установи, організації.

Юридичні та фізичні особи, що надають в обов'язковому порядку документи в органи державної влади та органи місцевого самоврядування, мають право використовувати їхню інформацію. Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, юридичні та фізичні особи з правом доступу до документів підприємства, установи, організації, заснованих на приватній формі власності, мають право використовувати отриману інформацію у порядку, визначеному законодавством, іншими нормативними документами.

Органи державної влади, органи місцевого самоврядування, юридичні та фізичні особи з правом доступу до документів підприємства, установи, організації мають право отримання копій службових документів, витягів зі службових документів, довідок та інших похідних документів. Вилучення службових документів з документаційного фонду підприємства, установи, організації державними органами може бути тільки тимчасовим і у випадках, передбачених законодавством. Після опрацювання службових документів державними контрольно-ревізійними, судово-слідчими та іншими органами, у тому числі й як речового доказу, вони мають бути повернені до документаційного фонду підприємства, установи, організації.

Відповідальність за функціонування системи захисту документаційного фонду, службових документів та їхньої інформації від несанкціонованого доступу несе керівник підприємства, установи, організації.

Розділ ІV. МОВА ЗАГАЛЬНОГО ДІЛОВОДСТВА

Стаття 16. Мова документів з організації загального діловодства

Нормативно-правові акти та методичні документи з організації загального діловодства готуються і видаються державною мовою.

Стаття 17. Мова ведення загального діловодства

Ведення загального діловодства на підприємствах, в установах і організаціях здійснюється державною мовою.

Підприємства, установи, організації, що розташовані у населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, мають право у внутрішньому діловодстві оформлювати документи поряд з державною мовою також мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, що направляються зарубіжним адресатам, видаються (оформляють) мовою країни адресата або українською мовою.

Винятково українською мовою оформляються документи у разі їхнього направлення до органів державної влади України, органів державної влади Автономної Республіки Крим.

Розділ V. ПРАВО ВЛАСНОСТІ НА СЛУЖБОВІ ДОКУМЕНТИ

Стаття 18. Форми права власності

Власність на службові документи підприємства, установи, організації здійснюється у всіх формах, передбачених законодавством.

Стаття 19. Права власності на створювані службові документи

Службові документи, створені за кошти державного бюджету, є державною власністю і знаходяться у володінні і розпорядженні тих підприємств, установ, організації, які ці документи створили.

Службові документи, створені за кошти органу місцевого самоврядування, є його власністю.

Службові документи, створені недержавними підприємствами, установами, організаціями і за недержавні кошти, є їхньою власністю.

Службові документи, створені недержавними підприємствами, установами, організаціями під час виконання державного контракту, є власністю держави і включаються до складу державного майна, якщо інше не передбачено умовами контракту.

Власність, володіння та розпорядження службовими документами підприємства, установи, організації, створеними іншим підприємством, установою, організацією чи фізичною особою відповідно до угоди між ними, визначаються змістом угоди, якщо інше не передбачено законодавством.

Стаття 20. Зміна форми власності

Право власності, володіння та розпорядження службовими документами не позбавляє відповідальності за збереженість службових документів відповідно до нормативних актів. У разі недотримання цих вимог власник чи володар службових документів може бути позбавлений цих прав.

Передавання установою службових документів до контрольно-облікових, ревізійних, судово-слідчих державних органів для здійснення ними своїх функцій не спричиняє зміну права власності на ці документи.

Спірні питання щодо права і форми власності на службові документи вирішуються у судовому порядку.

Розділ VІ. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА ПОРУШЕННЯ ЗАКОНОДАВСТВА УКРАЇНИ ПРО ЗАГАЛЬНЕ ДІЛОВОДСТВО

Стаття 21. Відповідальність посадових осіб

Керівник, інші посадові особи на підприємстві, в установі, організації мають бути притягнені до кримінальної чи адміністративної відповідальності за порушення:

Стаття 22. Відповідальність фізичних осіб

Фізичні особи мають бути притягнені до кримінальної чи адміністративної відповідальності за несанкціонований доступ до службових документів підприємства, установи, організації, їхньої інформації, пошкодження чи знищення службових документів підприємства, установи, організації.

Розділ VІІ. ПРИКІНЦЕВІ ПОЛОЖЕННЯ

розробляються


Коментарі, зауваження та пропозиції
просимо надсилати на адресу
Організаційно-аналітичного відділу Держкомархіву

На початок
На початок