ПРОЕКТ

СХВАЛЕНО
розпорядженням Кабінету
Міністрів України
від _______ 200__ р. № __ р.

КОНЦЕПЦІЯ
проекту Закону України "Про діловодство"

І. Загальна частина

Сутність та значущість діловодства. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. У контексті сучасних уявлень діловодство є одним з найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних в ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.

Законодавче регулювання діловодства за кордоном. Нині у світі спостерігається всезбільшувана увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення керування документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією і практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ІSО (Міжнародної організації з стандартизації) 15489:2001 "Інформація та документація. Керування документацією", відбиття у змісті законодавчих актів та нормативних документів різних країн його принципів та положень. Законодавче унормування діловодних процесів має місце в ряді країн. У США контроль за керуванням документацією федеральних установ регламентує "Акт про федеральні документи" (1950 р.), а у 1980 р. прийнято "Закон про скорочення роботи з документами", спрямований на створення єдиної правової основи у цьому напрямі адміністративної діяльності. У Великій Британії діє "Акт про державні документи" 1958 р. (змінений 1967 р. щодо умов доступу), також "Акт про державні документи" Північної Ірландії (1923 р.). У 1995 р. в Німеччині в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств уряд схвалив єдину систему діловодства. В Канаді у 1983 р. було прийнято урядовий циркуляр "Політика керування документацією". Законодавства Європейського Союзу з питань діловодства не існує.

Нормативно-правове регулювання діловодства в Україні. На сьогодні в Україні унормування діловодства здійснюється за нормативно-правовими актами інструктивного характеру, що встановлюють вимоги до основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство).

Питання організації діловодства, що потребують законодавчого регулювання. Незважаючи на певне нормативно-правове регулювання діловодства в Україні, правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені. Зокрема:

існує необхідність визначення основних принципів державної політики з діловодства і суб'єктів її реалізації; нагальною є потреба у законодавчому акті з організації діловодства, сфера дії якого поширювалася б на юридичних осіб всіх форм власності, а також підприємців - фізичних осіб, які не мають статусу юридичної особи, оскільки "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" призначена для державних установ;
в українському законодавстві не обумовлена відповідальність за порушення в організації та здійсненні діловодства, а також відшкодування шкоди, завданої внаслідок таких порушень. Кримінальний Кодекс України передбачає покарання за певні правопорушення, пов'язані зі службовими документами, однак у ньому не передбачено всіх випадків відповідальності за умисне псування, знищення, підроблення, приховування, незаконну передачу іншій особі службових документів. Зазначені норми мають бути зафіксовані у спеціальному законі з діловодства;
на сьогодні законодавчо не унормовано право власності суб'єкта діловодства на його документаційний фонд. Частим є вилучення оригіналів службових документів з документаційного фонду суб'єкта діловодства судово-слідчими та іншими компетентними органами і неповернення їх власнику або повернення не в повному обсязі;
відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство разом з архівною справою складають єдину сферу практичної діяльності. Однак, у цьому акті означені лише загальні напрями керування організацією діловодства в країні. Необхідною є конкретизація у спеціальному законі завдань щодо організації діловодства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, а також служби діловодства суб'єкта діловодства;
в Україні діють національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак відповідно до Закону України "Про стандартизацію" стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це призводить до нехтування вимогами нормативних документів, якими є стандарти, під час створення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих форм управлінських документів;
в Україні поширюється впровадження електронного діловодства та систем електронного документообігу. Прийняті закони України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронний цифровий підпис", а також Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України №1453 від 28 жовтня 2004 р. Разом з тим, електронний службовий документ та паперовий службовий документ мають функціонувати в системі діловодства на єдиних організаційних та правових засадах (формуляр документа, правила виконання, строки зберігання, вимоги до збереженості, норми користування тощо). Таким чином законодавчо регульованою є лише один з напрямів у діловодстві - електронний, причому у частинах відмінних від традиційного діловодства. Загальні положення організації діловодства, у тому числі й електронного, законодавчо не унормовані;
питання мови діловодства на сьогодні вирішуються у межах Закону Української РСР "Про мови в Українській РСР", а в регіонах - відповідно до постанов місцевих органів державної влади. Це питання також потребує однозначного унормування в спеціальному законодавчому акті з діловодства.

ІІ. Мета та основні завдання

Мета Закону полягає у встановленні правових засад організації діловодства в Україні для визначення єдиних норм створення управлінських документів та роботи зі службовими документами з будь-якими носіями інформації в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях всіх форм власності, а також фізичними особами-підприємцями.

Основними завданнями Закону є:

визначити основні принципи державної політики з діловодства;
впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої сумісності з законодавчими нормами організації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності;
розмежувати повноваження суб'єктів організації діловодства в країні;
утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів на створення управлінських документів;
впровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах стрімкого застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації;
забезпечити права власності установ на їх службові документи та документаційні фонди;
встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі під час ліквідації та реорганізації установ;
визначити загальні засади застосування державної та інших мов у діловодстві.

ІІІ. Очікувані результати

Застосування Закону дасть змогу:

забезпечити реалізацію державної політики з діловодства;
запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією;
забезпечити прозорість рішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;
уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу;
забезпечити неухильне виконання суб'єктами діловодства всіх форм власності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів;
підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодства в країні, а також рівень контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організаціях;
мінімізувати управлінські ризики, пов'язані з недотриманням і невиконанням вимог нормативно-правових документів у сфері документаційного забезпечення;
оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб'єктах діловодства;
створити умови для збереженості документаційних фондів суб'єктів діловодства, захисту їх службової інформації.

ІV. Шляхи розв'язання проблеми

Мету Закону України "Про діловодство" має бути досягнуто шляхом зафіксування:

принципів, відповідно до яких має здійснюватися державна політика з діловодства;
повноважень спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (Держкомархіву), центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, архівних відділів міських рад, служб діловодства суб'єктів діловодства щодо організації діловодства;
загальних вимог до оформлення управлінської документації, зокрема, відповідності зазначеного процесу національним стандартам, що надасть цим рекомендаційним документам статус підзаконного акта;
загальних вимог до організації документообігу в установі, формування, обліку та зберігання документаційного фонду установи, зокрема норм щодо обов'язковості порядку формування документаційного фонду, дотримання строків зберігання службових документів та правил їхнього знищення суб'єктами діловодства всіх форм власності, а також відповідальності керівника суб'єкта діловодства за збереженість службових документів та інформації, яку вони містять, функціонування системи захисту документаційного фонду від незаконного доступу;
загальних вимог до користування службовими документами та використання інформації, яку вони містять, зокрема норми, що вилучення оригіналів службових документів із документаційного фонду суб'єктів діловодства державними органами має бути тимчасовим і тільки у випадках, передбачених законодавством;
норм щодо застосування мов у діловодстві;
змін до Кодексу про адміністративні правопорушення щодо відповідальності за умисне псування, знищення, приховування, незаконну передачу іншій особі службових документів, у тих випадках, коли відповідальність за такі дії не передбачена Кримінальним Кодексом України.

КОНЦЕПЦІЯ проекту Закону України "Про діловодство"

І. Загальна частина

ІІ. Мета та основні завдання

ІІІ. Очікувані результати

ІV. Шляхи розв'язання проблеми

КОНЦЕПЦІЯ
проекту Закону України "Про діловодство"