ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

УКРАЇНСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ
АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА

Методичні рекомендації з розробки та застосування
примірних та типових номенклатур справ

КИЇВ - 1997

1. Загальна частина

1. Примірні та типові номенклатури справ (далі - номенклатури справ) розроблюються міністерствами, іншими центральними органами державної влади, центральними органами об'єднань громадян, органами державної влади Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя, іншими організаціями, які мають мережу підлеглих підприємств, установ і організацій (далі - організацій), задля створення методичної основи раціонального ведення діловодства, визначення єдиних термінів зберігання однотипних справ, упорядкування обліку та формування документів у справах на стадії діловодства.

2. Типова номенклатура справ розроблюється для однорідних за характером діяльності та структурою організацій. Це нормативний документ із єдиною системою індексації, обов'язковий для впровадження без жодних винятків, котрий встановлює типовий склад, утворюваних у діловодстві.

3. Примірна номенклатура справ має рекомендаційний характер і встановлює приблизний склад справ, утворюваних у діловодстві однорідних за характером діяльності, але різних за структурою організацій. Індивідуальні номенклатури справ, складені на її підставі, можуть мати відхилення від оригіналу.

4. Примірні та типові номенклатури справ є нормативно-методичними посібниками, які використовуються при складанні індивідуальних номенклатур справ органів державної влади, колективних сільськогосподарських інститутів, видавництв, редакцій газет і журналів, місцевих організацій творчих спілок тощо.

2. Організація роботи по складанню номенклатур справ

1. Номенклатури справ розроблюються центральними та місцевими органами державної влади, центральними органами об'єднань громадян або, за їхнім дорученням, галузевими науково-дослідними закладами. На замовлення вказаних вище органів вони можуть розроблюватися на договірних засадах центральними та місцевими державними архівними установами.

2. Початковий етап складання номенклатури справ - вибір організацій, на які поширюватиметься її дія. Головний критерій їхнього відбору - однорідність виконуваних ними функцій. Номенклатури справ можуть складатися як для однієї, так і (поетапно) для кількох груп організацій, котрі входять до галузевої системи.

3. Розробка номенклатур справ на службу діловодства органу державної влади, об'єднань громадян (управління справами, загальний відділ, канцелярія тощо) та включається до плану її роботи.

Якщо орган державної влади, об'єднання громадян, який запланував складання номенклатур справ, доручає або замовляє цю роботу іншій організації, то контроль за її виконанням, рецензування проекту, погодження та затвердження номенклатур справ у встановленому порядку планує й організовує його служба діловодства.

4. Безпосередні виконавці роботи по складанню номенклатур справ визначаються керівником служби діловодства у відповідності до їхніх посадових обов'язків.

Керівником роботи по складанню примірної або типової номенклатури справ призначається, як правило, співробітник, відповідальний за складання індивідуальної номенклатури справ центрального або місцевого органу державної влади, центрального органу об'єднання громадян.

У розробці примірних або типових номенклатур справ обов'язково беруть участь керівники підрозділів вказаних вище органів, або особи, які відповідають за архівні документи.

5. Примірні та типові номенклатури справ, розроблені центральними органами державної влади, об'єднань громадян, надаються для погодження Центральній експертно-перевірній комісії Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України (Головархів України). Номенклатури справ, складені місцевими органами державної влади, об'єднань громадян, погоджуються з експертно-перевірними комісіями (ЕПК) державних архівів Автономної Республіки Крим, відповідних областей, міст Києва та Севастополя.

6. Номенклатури справ затверджуються керівниками центральних та місцевих органів державної влади, об'єднань громадян, котрі їх розробили.

7. Номенклатури справ підлягають перезатвердженню у випадку зміни функції організаціями, на які вони поширюються.

Органи державної влади, об'єднання громадян здійснюють контроль за впровадженням примірних та типових номенклатур справ у підлеглих галузевих системах. При цьому увага зосереджується на розробці та впровадженні організаціями, на підставі примірних, типових чи індивідуальних номенклатур справ, правильності формування документів у справи та дотриманні передбачених номенклатурами термінів їхнього зберігання.

3. Методика складання номенклатур справ

1. Номенклатури справ складаються на підставі вивчення функцій і напрямів діяльності певної категорії однорідних організацій, складу та змісту документів, які утворюються в їхній діяльності.

При розробці номенклатур справ слід керуватися Примірною інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних органах державної влади, Уряді Автономної республіки Крим, місцевих органах державної виконавчої влади та місцевого самоврядування, статутами організацій або положеннями про них, їхніми типовими структурами та штатами, типовими й відомчими (галузевими) переліками документів із зазначенням термінів їхнього зберігання, переліками документів, котрі підлягають прийому на державне зберігання, індивідуальними номенклатурами справ організацій, схемами класифікації та галузевими табелями документів, архівними описами справ.

2. На початковому етапі роботи визначаються базові організації, документи яких будуть слугувати основою для складання номенклатур справ.

На другому етапі розробки номенклатури справ проводиться вивчення та узагальнення інформації зібраних нормативно-методичних документів, уточнюються функції та структура організацій, на які поширюватиметься її дія.

3. Після проведення підготовчих робіт, укладачі обирають класифікаційну схему номенклатури справ, яка може бути побудована за структурним або функціонально-виробничим принципом.

При наявності в організаціях, на які поширюється дія номенклатури справ, структурних підрозділів, як правило, обирається структурна схема побудови номенклатури, розділами якої стають назви структурних підрозділів, розташовані відповідно до штатного розпису.

Так, Примірна номенклатура справ агропромислових комітетів областей побудована за такою структурною схемою:

1. Загальний відділ.
2. Відділ економічного розвитку агропромислового комплексу.


3. Відділ виробництва, заготівлі та переробки продукції рослинництва.

4. Відділ виробництва, заготівлі та переробки плодоовочевої продукції.

5. Відділ виробництва, заготівлі та переробки продукції тваринництва.

4. У номенклатурі справ, побудованій за функціонально-виробничими напрямками діяльності організацій, розділами слугують основні напрями їхньої діяльності. Така схема застосовується для організацій, котрі не мають структурних підрозділів.

Так, Примірна номенклатура справ обласних, Київського та Севастопольського міських галузевих комітетів профспілок встановлює таку схему побудови для структурних профспілкових органів:

5. У деяких випадках номенклатура справ може бути побудована за змішаною схемою.

Примірна номенклатура справ професійно-учбових закладів має такі розділи:

До номенклатури справ включаються заголовки всіх справ, які утворюються у вибраній категорії організацій та їхніх громадських органах. Заголовки друкованих видань до номенклатури справ не вносяться.

4. Складання заголовків справ

1. Після вибору схеми побудови номенклатури справ виконавці роботи починають складати заголовки справ. Заголовок повинен стисло та в узагальненому вигляді розкривати основний зміст і склад документів справи. Неприпустимо вживати у заголовках формулювання на зразок: "різне листування", "загальні матеріали" тощо та складні граматичні звороти.

Вид справи (журнал, книга) або види документів у справі (протоколи, накази, звіт, листування) вказуються на початку заголовку.

2. Елементи заголовку справи у номенклатурі розташовуються у такій послідовності:

Наприклад, "Листування з архівними відділами районних державних адміністрацій Київської області про хід громадського огляду забезпечення схоронності документів у 1996 році", "Книга обліку посвідчень про відрядження працівників Березанського районного управління сільського господарства та продовольства", "Протоколи засідань колегій управлінь юстиції обласних державних адміністрацій (копії)".

3. У заголовках судових, слідчих, особистих, арбітражних справ, котрі пов'язані послідовністю ведення діловодства за одним конкретним питанням, вживається термін "справа".

У заголовках справ, котрі містять документи з одного питання але не пов'язані послідовністю ведення діловодства, вживається термін "документи" (у значенні "вид справи"). Основні різновиди документів, згрупованих у справі, вказуються наприкінці заголовку в дужках, як-от: "Документи про проведення міжгалузевих та галузевих виставок (плани, списки, доповіді, характеристики експонатів)".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, котрі містять додатки до якогось документа. Наприклад, "Документи до протоколу засідань вченої ради інституту".

У заголовках справ, котрі містять листування, вказується, ким та з якого питання воно ведеться.

4. Заголовки справ формулюються на картках, на які спершу переписуються заголовки індивідуальних номенклатур справ, складених або уточнених у результаті вивчення складу та змісту документів у базових організаціях, а також надісланих від інших організацій.

На картці зазначається термін зберігання справи, передбачений індивідуальною номенклатурою справі (додаток 1).

Картки систематизуються за групами справ, на які складаються узагальнені заголовки, що відображені в індивідуальних номенклатурах. Після цього на картках складається примірна або типова номенклатура справ і упорядники переходять до визначення термінів їхнього зберігання у розроблюваній номенклатурі.

5. Визначення термінів зберігання справ

1. Терміни зберігання справ, котрі включені до номенклатури, визначаються з урахуванням їхньої наукової історико-культурної цінності відповідно до чинних Типового та відомчих (галузевих) переліків документів, а також переліків документів, які підлягають передачі на державне зберігання.

Для документів, котрі не передбачені чинними переліками, терміни зберігання встановлюються на підставі їхнього вивчення експертною комісією центрального або місцевого органу державної влади, центрального органу об'єднання громадян за погодженням із ЦЕПК Головархіву України або експертно-перевірними комісіями (ЕПК) державних архівів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва і Севастополя.

При цьому в номенклатурі справ робиться примітка "Термін зберігання встановлений (назва ЕПК державного архіву, протокол № ___ від _________)", а ЦЕПК Головархіву України надсилається до відома рішення відповідної ЕПК.

2. Постійний термін зберігання мають справи, які відображають основні напрями діяльності організацій. Постійний термін зберігання доцільно встановлювати також для справ, котрі складаються з документів, надісланих місцевими організаціями до центральних органів державної виконавчої влади, об'єднань громадян.

Якщо передбачені номенклатурою справи складаються з документів, надісланих організаціями районної, міської ланки до вищих органів обласної (Автономної Республіки Крим) ланки, то вони повинні мати тимчасові терміни зберігання. Постійно зберігатися будуть аналогічні справи, які відклалися в організаціях обласної (Автономної Республіки Крим) ланки.

3. Важливе значення для визначення термінів зберігання передбачених номенклатурою справ має виявлення дублетних справ. щонайперше тих, які надсилаються з підлеглих організацій до вищих галузевих органів, а також вирішення питання, від якої категорії організацій ці справи будуть надходити до складу Національного архівного фонду (НАФ).

При надходженні до одного державного архіву справ вищої та підлеглих організацій на зберігання приймаються справи від вищої організації.

Якщо справи надходять до різних державних архівів, вищої організації - до центрального державного архіву, а підлеглих - до обласних державних архівів, то ці справи повинні включатися до складу НАФ у архівних фондах обох організацій.

Ця вимога не поширюється на справи, які складаються з документів, надісланих із вищої організації до підлеглих до відома, а також на ті справи, що складаються з документів, які не стосуються основної діяльності організацій (органів управління).

4. Окрім постійного і тимчасового термінів зберігання для деяких справ практичного значення можуть також встановлюватися такі терміни, як "Доки не мине потреба" або "До заміни новими". Такі справи, як правило, складаються з документів, надісланих із вищих організацій до підлеглих, і включають у себе інструкції, методики тощо, які чинні протягом тривалого часу.

Крім того, довготривалі терміни зберігання справ. котрі складаються з документів, що мають практичне значення, можуть застерігатися такими примітками, як "За умови закінчення терміну угоди", "По закінченні розрахунків", "По закінченні ревізії" тощо.

5. Для деяких справ тимчасового зберігання у номенклатурі проставляється позначка "ЕПК", яка означає, що окремі документи зі складу цих справ можуть бути відібрані до складу НАФ для постійного зберігання. У цих випадках проводиться додаткова експертиза цінності цих справ і остаточне рішення приймає ЕПК відповідної державної архівної установи.

Позначка "ЕПК" проставляється у номенклатурах справ у випадках, коли вона передбачена Типовим або відомчими (галузевими) переліками документів, а також, коли утруднено визначення конкретних термінів зберігання тієї чи іншої справи, що містить різні документи.

Позначку "ЕПК" у номенклатурах слід вживати тільки у необхідних випадках, коли від неї не можна відмовитися.

6. Форма номенклатури справ

1. Форма примірної або типової номенклатури справ (додаток 3) має чотири графи:

2. Індекси справ у номенклатурі складаються з порядкового номеру кожного розділу номенклатури та порядкового номеру справи у кожному визначеному розділі.

Систематизація розділів номенклатури справ та порядок їхнього розташування всередині розділів повинні відповідати типовим структурам та штатним розписам, класифікаторам, які діють у різних галузях народного господарства та соціально-культурної сфери.

У четвертій графі "Примітки" застерігаються питання особливості формулювання справ, встановлення термінів їхнього зберігання, недоцільності надходження тих чи інших справ на державне зберігання.

3. Гриф затвердження проставляється на титульному аркуші номенклатури справ (додаток 2). Якщо обсяг номенклатури незначний (до 5 аркушів), титульний аркуш не складається, гриф затвердження розташовується на першому аркуші номенклатури.

Гриф погодження згідно з Державним стандартом 6.38-90 розміщується в кінці номенклатури справ нижче реквізиту "Підпис укладача".

7. Затвердження номенклатури справ

1. Заключний етап оформлення номенклатури справ - її підписання, погодження та затвердження. Примірна або типова номенклатура справ підписується укладачами та керівником архівного підрозділу органу, яким (або за замовленням якого) вона була розроблена.

Після підписання номенклатура справ подається на розгляд ЕК органу, яким вона була розроблена (замовлена).

2. Схвалений ЕК проект номенклатури справ погоджується з ЦЕПК Головархіву України (для центральних органів державної влади, об'єднань громадян) або з ЕПК державних архівів Автономної Республіки Крим, областей, міст Києва та Севастополя (для місцевих органів державної влади, об'єднань громадян), а потім затверджуються керівником того органу, який її замовив.

2. Примірні та типові номенклатури справ організацій, у діяльності яких не створюються документи НАФ, погоджуються з ЕК вищого галузевого органу управління.

8. Складання методичних рекомендацій
щодо застосування номенклатури справ

1. Для полегшення практичного користування номенклатурою справ до неї складаються методичні рекомендації щодо її застосування. У рекомендаціях висвітлюється питання призначення номенклатури справ, особливості її побудови, розкривається специфіка застосування номенклатури залежно до обраної схеми побудови, а також порядок розташування розділів та справ усередині номенклатури.

У рекомендаціях подаються роз'яснення щодо виключення другорядної та довідкової документації, про порядок включення до номенклатури різних категорій справ, зокрема, окремих категорій справ до індивідуальної номенклатури справ організацій, на які поширюється дія примірної або типової номенклатури справ.

У методичних рекомендаціях висвітлюються також принципи формування документів у справи в діловодстві конкретних організацій.

2. Для зручності користування номенклатурою справ до неї складається допоміжний довідковий апарат, що полегшує пошук необхідної інформації.

До кладу науково-довідкового апарату входять:


Додаток №1
до п.4.4

Форма робочої картки

Формат А-5
(148x210 мм)

 

Індекс справи в індивідуальній
номенклатурі справ
Індекс справи у приблизній (типовій)
номенклатурі справ
ЗАГОЛОВОК СПРАВИ
Термін зберігання і № статті за
переліком в індивідуальній
номенклатурі справ
Термін зберігання і № статті за
переліком у приблизній (типовій)
номенклатурі справ
Назва організації, з індівідуальної
номенклатури якої взято дані


Додаток №2
до п.6.3

Форма титульного аркуша номенклатури справ

Формат А-4
(210x297 мм)

З А Т В Е Р Д Ж У Ю

Керівник органу, який розробив або замовив
номенклатуру справ

 

____________

(підпис)

_______________________________

(розшифрування підпису)

Дата

Назва органу, який розробив
або замовив номенклатуру

 

ПРИМІРНА (ТИПОВА) НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Вихідні дані



Додаток №3
до п.6.1

Форма примірної (типової) номенклатури справ

Формат А-4
(210x297 мм)

 

Назва органу управління*

 

ПРИМІРНА (ТИПОВА) НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

 

(назва організацій, на які поширюється номенклатура справ)

 

_______________________________

        (місце складання)

ЗАТВЕРДЖУЮ*

Керівник органу управління

  ____________     ______________________________

             (підпис)                                 (розшифрування підпису)

 

Дата

Індекси справ Заголовки справ Термін зберігання та №
статті за переліком
Примітки

1

2

3

4

Назви розділів

    
Назва посади укладача Підпис Розшифрування підпису
Дата    
Керівник архівного підрозділу Підпис Розшифрування підпису
Дата    

ПОГОДЖЕНО

протокол ЕК органу
управління

№ ______   від ______________


ПОГОДЖЕНО

протокол ЦЕПК (ЕПК) державної архівної
установи

№ ______   від _______________(**)



*При наявності титульного аркуша кутовий штамп і гриф затвердження не проставляються.
повернутися...

**Для примірних (типових) номенклатур справ організацій, у діяльності яких створюються документи Національного архівного фонду.

На початок
На початок