ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного комітету
архівів України
від 20 лютого 2001 р. № 12
Зареєстровано в Міністерстві
юстиції України 5 квітня 2001 р.
за № 313/5504

Порядок
користування документами Національного архівного фонду
у державних архівах України

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено відповідно до Законів України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", "Про інформацію" та Положення про Державний комітет архівів України, затвердженого Указом Президента України від 22 березня 2000 р. № 486/2000.

1.2. Користування документами Національного архівного фонду (далі - НАФ), що зберігаються в державних архівних установах (далі - архіви), здійснюється користувачами в читальних залах архівів.

1.3. Порядок установлює основні вимоги щодо оформлення користувачів для роботи в читальних залах, їх права та обов'язки, а також організацію доступу до документів НАФ загального користування, порядок роботи з ними, а також копіювання документів архівів.

1.4. Відвідування користувачами читальних залів архівів, ознайомлення з довідковим апаратом і документами здійснюються безоплатно.

1.5. Платні послуги надаються користувачам згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 07.05.1998 № 639.

1.6. Графік роботи читального залу має відповідати режимові роботи державного архіву, передбачати можливість праці користувачів у суботні дні та вечірні години і регулюватися відповідно до кількості користувачів та частоти відвідувань ними читального залу.

2. Порядок оформлення користувачів для роботи в читальних залах архівів

2.1. Підставою для оформлення користувача до роботи в читальному залі архіву є його заява довільної форми на ім'я керівника архіву. У ній вказуються прізвище, ім'я, по батькові користувача, місце його роботи (навчання), посада, науковий ступінь, учене звання, тема, над якою він працює, та її хронологічні межі.

2.2. Користувачі, які провадять наукову роботу згідно з планами наукових установ або виконують службові завдання, можуть подавати листи від цих установ.

2.3. Особам, які не мають соціально-правової, наукової, службової або іншої документально підтвердженої потреби в користуванні архівними документами, останні надаються лише в копіях.

2.4. Іноземці та особи без громадянства користуються тими самими правами доступу до документів НАФ і мають такі самі обов'язки щодо користування ними, як і громадяни України.

2.5. Користувачі заповнюють анкету встановленого зразка (додаток 1). Своїм підписом в анкеті вони засвідчують факт ознайомлення з цим Порядком та зобов'язання виконувати його.

2.6. Дозвіл на роботу користувача в читальному залі дається керівником архіву строком на один рік від часу оформлення.

Якщо користувач працює над темою понад рік, то з дозволу керівництва архіву строк його роботи в читальному залі може бути продовжений.

У разі обрання нової теми користувач подає нову заяву.

2.7. На підставі документа, що посвідчує особу, користувачеві видається перепустка до читального залу архіву.

2.8. Працівник читального залу формує на кожного користувача окрему справу, до якої входять його заява, анкета та інші документи, що стосуються роботи в читальному залі архіву.

3. Організація роботи користувачів у читальних залах архівів, їх права та обов'язки

3.1. Архіви надають користувачам документи (справи, одиниці зберігання кіно-, фоно-, відеодокументів), а також довідковий апарат (путівники, описи, каталоги, огляди, покажчики, картотеки) тощо.

3.2. Користувачі можуть працювати в довідкових бібліотеках архівів.

3.3. Документи, а також довідковий апарат надаються на підставі письмового замовлення встановленого зразка (додаток 2).

3.4. Користувачеві можуть бути видані щоденно не більше 5 описів та 15 справ, але загальний обсяг щоденної видачі одному користувачеві за кількістю аркушів не повинен перевищувати 1,5 тис. аркушів.

3.5. Користувачам видається щоденно не більше 20 одиниць зберігання кінодокументів, трьох годин звучання звукозаписів і чотирьох годин екранного часу відеодокументів за темою їх роботи.

3.6. Справи та документи, на які в архівах існують фонди користування, за наявності відповідних технічних засобів видаються до читальних залів архівів лише в копіях у кількості 10 бюксів мікрокопій щоденно одному користувачеві.

За наявності фонду користування оригінали документів з метою забезпечення їх збереженості видаються з дозволу керівництва архіву лише у виняткових випадках - для ознайомлення із зовнішнім виглядом документів, помітками, проведення текстологічного аналізу тощо.

3.7. Описи, інші архівні довідники видаються користувачам строком до п'яти днів; оригінали документів, мікрокопії та друковані видання - до одного місяця; оригінали унікальних та особливо цінних документів видаються лише з дозволу керівництва архіву терміном до одного місяця за умови їх щоденного повернення до архівосховища.

3.8. Продовження строку користування документами визначається в кожному конкретному випадку керівництвом архіву.

3.9. Якщо користувач не звертається за замовленими документами упродовж двох тижнів, то їх повертають до архівосховища.

3.10. Друковані видання, примірники описів, що містяться в читальних залах архівів, видаються користувачам у день замовлення.

Строк видавання описів, справ, документів не може перевищувати двох робочих днів від часу оформлення замовлення.

3.11. Справи та документи, що перебувають у незадовільному стані, видаються користувачам лише після проведення науково-технічного опрацювання, ремонту, реставрації, оправлення, консерваційно-профілактичного оброблення, створення страхових копій. Строк такого обмеження не може перевищувати одного року.

3.12. Підставою для відмови у видаванні користувачам документів можуть бути:

3.13. Одержуючи документи, користувач зобов'язаний перевірити їх стан та відповідність замовленню. Підпис користувача в бланку замовлення засвідчує його відповідальність за збереженість документів на час користування ними.

У разі виявлення користувачем відсутності аркушів, помилок у нумерації, пошкодження справ або мікрокопій він повинен повідомити про це працівника читального залу.

3.14. Працівники архівосховища та читального залу зобов'язані здійснювати поаркушне перевіряння справ перед їх видаванням та після повернення користувачем.

3.15. У позаробочий час замовлені користувачем документи зберігаються у спеціальних шафах, доступ до яких мають лише працівники читального залу.

3.16. Щоденно після завершення роботи користувач повертає працівникові читального залу описи, справи (одиниці зберігання), довідковий апарат, друковані видання, що були йому видані.

3.17. Обов'язком користувача є заповнення аркуша користування архівними документами в справі, з інформацією якої він ознайомився (додаток 3).

3.18. Під час роботи в читальному залі користувачі мають право на одержання консультацій фахівців архіву про склад та зміст фондів архіву.

3.19. Користувачі під час роботи з архівними документами зобов'язані дотримуватися таких правил: запобігати пошкодженню документів, не виносити їх із читального залу, не робити в них позначок та підкреслювань, не писати на аркушах паперу, розміщених безпосередньо на архівних документах; під час роботи з кіно-, відео-, фото-, фонодокументами та мікрокопіями дотримуватися правил роботи з плівкою та апаратурою.

3.20. Користувач має право з дозволу керівництва архіву користуватися технічними засобами, що полегшують його роботу з документами НАФ (мікрокалькулятор, персональний комп'ютер-ноутбук, диктофон тощо), за умови, що вони не завдають шкоди документам і не заважають іншим користувачам.

Користувача, що недостатньо володіє мовою оригіналів документів, може супроводжувати перекладач, якого оформлюють як окремого користувача.

3.21. Користувач має право отримувати від архіву довідки про відомості, що містяться в документах, доступ до яких не обмежений.

3.22. З метою забезпечення збереженості документів користувачам забороняється:

3.23. Користувачі надають архівам бібліографічну інформацію про видання, у яких використано інформацію архівних документів, або можуть передавати їм примірник цих видань.

4. Організація копіювання документів на замовлення користувача

4.1. Замовлення на копіювання архівних документів оформлюється користувачем на бланку встановленого зразка і передається працівникові читального залу (додаток 4).

4.2. Копіювання архівом документів, що зберігаються у його фондах, здійснюється після оплати вартості замовлення згідно з Порядком ціноутворення на роботи (послуги), що виконуються державними архівними установами, затвердженим наказом Держкомархіву від 24.01.2001 № 6 і зареєстрованим у Мін'юсті України 27.02.2001 № 179/5370.

4.3. Копіювання документів особових фондів та фондів, для яких за розпорядженням фондоутворювача або власника встановлено особливі умови користування, провадиться відповідно до умов, установлених фондоутворювачем, власником, уповноваженою ними особою або їх правонаступником.

4.4. Строки та спосіб виготовлення копій визначаються керівництвом архіву з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану архівних документів, але не можуть перевищувати один місяць.

4.5. Копіювання фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виняткових випадках, з дозволу керівництва архіву.

4.6. Якщо користувач замовляє копії унікальних або особливо цінних документів, за умови наявності мікрокопій, то вони виготовляються лише з цих мікрокопій.

Не приймаються замовлення на копіювання документів у незадовільниму стані або якщо копіювання може спричинити погіршення стану документів.

4.7. На замовлення користувачів та відповідно до технічних можливостей архіви виготовляють ксерокопії, мікрокопії, фотокопії, копії кіно-, відео-, фото-, фонодокументів.

4.8. Копії документів, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм в архівах або надіслані за вказаною адресою. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

4.9. На копії документів, які вивозяться користувачем за кордон або надсилаються за межі України, видається дозвіл установленого зразка, підписаний керівником архіву (додаток 5).

4.10. Користувачі мають право за погодженням з керівництвом архіву виготовляти копії за допомогою власних технічних засобів (сканерів, фотоапаратів, цифрових та портативних копіювальних апаратів, відеокамер), якщо це не загрожує стану документів та за умови оплати вартості відповідних робіт.

4.11. Користувачі мають право за погодженням з керівництвом архіву копіювати документи образотворчого та графічного характеру або запрошувати для цього спеціаліста, якому видається перепустка до читального залу.

4.12. Винесення з архіву копій документів, виготовлених згідно із замовленням користувача, оформлюється спеціальною перепусткою за підписом керівника архіву.

5. Відповідальність за порушення Порядку користування документами Національного архівного фонду України в державних архівах України

5.1. Користувачі, які зазначили в заяві або анкеті неправдиві відомості, тимчасово, строком до одного року, позбавляються права працювати в читальному залі архіву та одержувати копії архівних документів.

5.2. Користувачі, які порушили Порядок користування документами Національного архівного фонду України в державних архівах України, за рішенням керівництва архіву можуть бути позбавлені права відвідувати читальний зал і одержувати копії архівних документів.

5.3. Спірні питання вирішуються в судовому порядку.

5.4. Користувачі, винні в псуванні, нищенні, крадіжці документів НАФ, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством України.


Додаток 1
до пункту 2.5

ФОРМА АНКЕТИ КОРИСТУВАЧА

Найменування державного архіву

                          АНКЕТА КОРИСТУВАЧА
Прізвище _________________________________________________________

Ім'я ______________________По батькові ___________________________

Рік народження ___________________________________________________

Місце роботи, посада _____________________________________________

__________________________________________________________________

Освіта, науковий ступінь, учене звання ___________________________

Мета роботи ______________________________________________________

__________________________________________________________________
         (підготовка статті, монографії, дисертації тощо)
Адреса користувача: ______________________________________________

службова ________________________________№ телефону_______________

домашня _________________________________№ телефону_______________

____________________________________Факс _________________________

_________________________E-mail: _________________________________

Тема роботи, хронологічні межі ___________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

З Порядком користування документами Національного архівного фонду України в читальних залах державних архівів України ознайомився (лась) і зобов'язуюсь їх виконувати.

Дата

Підпис


Додаток 2
до пункту 3.3

ФОРМА ЗАМОВЛЕННЯ НА ВИДАВАННЯ СПРАВ

Найменування державного архіву

     ЗАМОВЛЕННЯ                        ДОЗВОЛЯЮ видавання справ
                                                           
________ № ________                       Керівник архіву

на видавання справ до читального залу          Підпис 
                                       (розшифровка підпису)
                                                 Дата

Прошу видати __________________________________________________
                 (прізвище, ініціали і посада користувача)
                 
для ___________________________________________________________
           (мета роботи з документами, хронологічні межі)
такі справи:
Фонд Опис № Справа № Заголовок справи Кількість аркушів Підпис користувача, який отримав справи Підпис
співробітника читального залу, якому користувач повернув справи
1 2 3 4 5 6 7

Підпис замовника
(розшифровка підпису)

Дата


Додаток 3
до пункту 3.17

ФОРМА АРКУША КОРИСТУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ

Найменування державного архіву

АРКУШ КОРИСТУВАННЯ ДОКУМЕНТАМИ
Фонд № ____________Опис № _____________Справа № ________________

Заголовок справи _______________________________________________

Дата користування Прізвище, ініціали користувача Характер
користування (копіювання, перегляд, витяги тощо)
Номери аркушів,
з яких зроблено копії, виписки тощо
Підпис
користувача
1 2 3 4 5

ФОРМА АРКУША КОРИСТУВАННЯ КІНО-, ВІДЕОДОКУМЕНТАМИ
АРКУШ КОРИСТУВАННЯ КІНО-, ВІДЕОДОКУМЕНТАМИ
Одиниця обліку № _____________Рік виробництва __________________

Дата користування Організація -користувач або особа Мета користування Примітки
1 2 3 4


Додаток 4
до пункту 4.1

ЗРАЗОК ЗАМОВЛЕННЯ НА КОПІЮВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Найменування державного архіву

ЗАМОВЛЕННЯ                     ДОЗВОЛЯЮ копіювання документів

_______ № ________                    Керівник архіву

на копіювання документів                 Підпис
                                   (розшифровка підпису)
                                          Дата

Прошу виготовити копії документів______________________________
                                (прізвище, ініціали користувача)
для____________________________________________________________
         (мета роботи з документами, хронологічні межі)
таких справ:

Номер фонд Рік Номер опису Номер справи Номери аркушів * Спосіб відтворення Кількість негативів** Розмір та кількість позитивів
1 2 3 4 5 6 7 8

Найменування та адреса установи, яка оплачує замовлення
_______________________________________________________

"____"______________ 200 р. __________ (підпис замовника)

Відмітка про оплату вартості замовлення_____"__"_______200 р.____

(підпис бухгалтера)

Прийнято на копіювання "___"_____ 200 р.________(підпис виконавця)

Виконано "____"__________ 200 р.

Замовлення одержав " ____"______ 200 р._________(підпис замовника)

* Слід обов'язково зазначати наявність зворотного боку аркушів, якщо вони підлягають копіюванню (напр., арк. 1 та зворот або 4 та зворот). Якщо аркуші справи копіюються підряд, то потрібно зазначити, з якого до якого аркуша копіювати, не перераховуючи зворотів (напр., 1-10 та звороти). повернутися...

** Необхідно підрахувати кількість аркушів, що підлягають копіюванню, з урахуванням їх зворотного боку. повернутися...


Додаток 5
до пункту 4.9

ЗРАЗОК ДОЗВОЛУ НА ВИВЕЗЕННЯ (НАДСИЛАННЯ)
КОПІЙ АРХІВНИХ ДОКУМЕНТІВ ЗА КОРДОН

Державний архів                                    Київська
Київської області                             регіональна митниця

Державний архів Київської області згідно із Законом України
"Про Національний архівний фонд і архівні установи" дає дозвіл

__________________________________________________________________
                 (прізвище, ім'я, по батькові)

на вивезення (надсилання) до _____________________________________
                               (найменування країни) (кількість)

засвідчених копій та ____________(кількість)
проявлених фотоплівок мікрофільмів архівних документів.

Директор архіву                Підпис        (розшифровка підпису)

На початок
На початок