ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного комітету
архівів України
від 11 червня 2002 р.
№ 43

ЗАРЕЄСТРОВАНО
в Міністерстві юстиції України
25 червня 2002 р.
за № 533/6821

ПОРЯДОК
ведення державного обліку документів
Національного архівного фонду України

  1. Цей Порядок визначає організацію та ведення державного обліку документів Національного архівного фонду України.
  2. Державний облік документів - це визначення їх кількості, складу і стану в одиницях обліку та відображення цієї кількості, складу і стану в облікових документах. Облік документів фіксує їх приналежність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує їх організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх належністю і станом.
  3. Дія цього Порядку поширюється на всі документи, що належать до Національного архівного фонду і зберігаються в архівних установах усіх форм власності й підпорядкування та у громадян незалежно від ступеня секретності, виду носія інформації та форми власності на них, а також на копії страхового фонду і фонду користування документів.
  4. Архівні установи, що здійснюють повноваження власника, юридичні та фізичні особи, у власності яких перебувають документи Національного архівного фонду, зобов'язані дотримуватися встановленого порядку ведення їх державного обліку, у визначені строки інформувати Держкомархів України та уповноважені ним державні архівні установи про наявність документів, стан обліку, поточні зміни у їх складі.
  5. Державний облік документів організовано і ведеться згідно з принципами централізації, наступності облікових документів на всіх стадіях роботи (у діловодстві, в архівних підрозділах державних органів, підприємств, установ, організацій, державних архівних установах, архівних відділах міських рад), динамічності.

    5.1. Централізація забезпечується зосередженням в органах управління архівною справою відомостей про кількість та склад архівних фондів і одиниць зберігання.

    5.2. Наступність досягається регламентацією системи облікової документації, вимог до її заповнення; єдиним методичним керівництвом.

    5.3. Динамічність забезпечується внесенням змін в облікові документи та щорічним поданням до Центрального фондового каталога Держкомархіву України відомостей про зміни у складі та обсязі фондів.

  6. Державний облік документів Національного архівного фонду здійснюється відповідно до чинного законодавства.
  7. Облік документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівах громадян, здійснюється їх власниками в журналах і книгах довільної форми.
  8. Державні архівні установи подають методичну допомогу з обліку документів та здійснюють контроль за правильністю його ведення у зоні свого комплектування.
  9. Архівні підрозділи державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівні підрозділи об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, громадяни, що є власниками документів Національного архівного фонду, подають щорічно до центральних державних архівів України, Державного архіву в Автономній Республіці Крим, держархівів областей, міст Києва і Севастополя, де їх документи пройшли державну реєстрацію, відомості про зміни у складі та обсязі фондів, а також картки фондів установленого Держкомархівом України зразка.
  10. Центральні державні архіви України, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, галузеві державні архіви разом із відомостями про зміни у складі та обсязі фондів і картками фондів подають у встановлені строки до Держкомархіву України відомості про зміни у складі та обсязі фондів і картки фондів державних наукових установ, музеїв та бібліотек, архівних підрозділів об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ та організацій, заснованих на приватній формі власності, архівів громадян, документи яких пройшли державну реєстрацію у вищезазначених державних архівних установах.
  11. Загальні відомості про обсяг документів Національного архівного фонду за станом на 1 січня поточного року щорічно публікуються у "Віснику Державного комітету архівів України".
  12. Керівництво та контроль за державним обліком Національного архівного фонду здійснює Держкомархів України через Центральний фондовий каталог.

В. о. начальника відділу зберігання
та обліку Національного архівного фонду
Держкомархіву України
Т. М. Захарченко

На початок
На початок