Державна архівна служба України

22.11.2000

м. Київ № 66

Про затвердження Регламенту колегії Держкомархіву України
   

На підставі рішення колегії Держкомархіву від 22 листопада 2000 р.

НАКАЗУЮ:
  1. Затвердити Регламент колегії Держкомархіву України (додається).
  2. Начальникам відділів, секретарю колегії Держкомархіву, керівникам державних архівних установ забезпечити чітке і повне виконання вимог Регламенту.
  3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова Державного комітету
Р. Я. Пиріг


Додаток


ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного комітету
архівів України
від 22 листопада 2000 р.
№ 66

Регламент колегії Державного комітету архівів України

  1. Колегія Держкомархіву України на своїх засіданнях погоджено вирішує питання, що належать до його компетенції, обговорює найважливіші напрями його діяльності та розвитку сфери архівної справи і діловодства.

    З цих питань колегія заслуховує звіти та інформації керівників підрозділів Держкомархіву, державних архівних установ, представників інших центральних органів виконавчої влади.

  2. Для участі в засіданнях колегії можуть бути запрошені керівники державних архівних установ, посадові особи інших установ і організацій, яких стосується обговорюване питання.
  3. Питання, що становлять державну таємницю, розглядаються на закритих засіданнях колегії.
  4. Колегія працює згідно із затвердженими планами, які є складовою частиною планів основних заходів Держкомархіву на півріччя. Засідання проводяться, як правило, один раз на місяць, у третю середу.
  5. Колегія може розглядати питання, що не передбачені планами, але внесені Головою Держкомархіву або відділами Держкомархіву за погодженням з Головою.
  6. Позачергові засідання у разі необхідності призначаються головою колегії або на вимогу не менше як половини її складу.
  7. Особи, які відповідають за підготовку конкретних питань для розгляду на засіданнях колегії, визначають план (порядок) підготовки питання, безпосередніх виконавців і організовують вивчення питання.

    У разі необхідності для вивчення питання і підготовки його для розгляду на засіданні колегії наказом Держкомархіву може бути створена спеціальна робоча група.

  8. Безпосередні виконавці узагальнюють результати вивчення питання у довідці (до 4 сторінок друкованого тексту) і готують проект рішення колегії (до 3 сторінок).

    Довідки і проекти рішень підписують (візують) усі особи, які брали участь у підготовці питання.

  9. Проекти рішень повинні містити чіткі обґрунтовані оцінки стану питання, що розглядається, зазначати чинники, які забезпечили успіхи і досягнення, причини встановлених недоліків та порушень і осіб, винних у цьому, визначити конкретні заходи щодо виправлення ситуації, їх виконавців і строки виконання, а також зазначати посадових осіб, на яких має бути покладено контроль за виконанням.
  10. Проекти рішень, що містять доручення іншим відділам Держкомар хіву або державним архівним установам, обов'язково повинні бути погоджені з їх керівниками і завізовані юридичною службою Держкомархіву.
  11. Довідки, проекти рішень у разі необхідності з відповідними додатками до них за 5 днів до засідання погоджуються з головою колегії і передаються секретарю колегії.
  12. Відповідальність за своєчасну і якісну підготовку питань покладається на керівників відповідних відділів Держкомархіву.

    Документи, що внесені з порушенням встановленого порядку і строків, для розгляду не приймаються. Особи, які відповідають за підготовку зазначених документів, подають голові колегії пояснювальну записку про причини порушень.

  13. Секретар колегії перевіряє наявність усіх необхідних документів, правильність їх оформлення, візує їх і організовує розмноження.

    Секретар колегії за погодженням з особами, відповідальними за підготовку питань, складає порядок денний засідання, список запрошених на засідання і визначає необхідність забезпечення їх відповідними матеріалами. Не пізніше ніж за 4 дні до засідання список і порядок денний подаються на затвердження голові колегії.

    Копії схваленого головою колегії порядку денного засідання разом з копіями відповідних матеріалів секретар колегії передає членам колегії та іншим посадовим особам, запрошеним на засідання, не пізніше ніж за 2 дні до засідання.

  14. Засідання колегії проводиться, якщо на ньому присутні не менше двох третин складу колегії.
  15. Доповідачами є, як правило, особи відповідальні за підготовку питань. Доповідачами з питань діяльності архівних установ є їх керівники, а співдоповідачами - особи, відповідальні за підготовку питання на розгляд колегії, чи керівники робочих груп.
  16. Час для доповіді, співдоповіді, обговорення визначається у кожному конкретному випадку, але не більше ніж по 10 хвилин.
  17. Особи, які одержали проекти рішень та інші документи, уважно їх вивчають і в разі потреби чітко формулюють свої зауваження та пропозиції.
  18. Рішення колегії приймаються більшістю голосів членів колегії, присутніх на засіданні. За умови рівного розподілу голосів вирішальним є голос голови колегії.
  19. Засідання протоколюються. Оформлений протокол секретар подає на підпис голові колегії не пізніше ніж через 2 дні після засідання.
  20. У разі необхідності керівники відповідних відділів доопрацьову ють проекти рішень, візують їх і у встановлений на засіданні строк (якщо він не вказаний, то протягом двох днів) у остаточній редакції подають разом з проектом наказу Держкомархіву і розрахунком розсилки Голові Державного комітету на підписання.
  21. Рішення колегії проводяться в життя наказами Держкомархіву і надсилаються не пізніше ніж у тижневий строк після засідання колегії за списком, який затверджено Головою Держкомархіву.
  22. Секретар колегії здійснює контроль за своєчасністю оформлення і підписання документів після засідання колегії, організовує їх розмножен ня і розсилку.
  23. Оригінали рішень колегії, протоколи засідань і матеріали до них зберігаються у відділі кадрового та діловодного забезпечення Держкомар хіву. Копії зазначених документів зберігаються у секретаря колегії.

На початок
На початок