Державна архівна служба України

21.12.2000

м. Київ № 77

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 20 грудня 2000 р. "Про роботу Державного архіву Чернігівської області щодо поповнення Національного архівного фонду та організаційно-методичного керівництва діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ і організацій"
   

  1. Оголосити до виконання рішення колегії Держкомархіву України від 20 грудня 2000 р. "Про роботу Державного архіву Чернігівської області щодо поповнення Національного архівного фонду та організаційно-мето дичного керівництва діяльністю архівних підрозділів підприємств, установ і організацій" (додається).
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ формування НАФ та діловодства Держкомархіву ( Портнов Г.В.).

Голова Державного комітету
Р. Я. Пиріг


РІШЕННЯ
колегії Державного комітету архівів України

від 20 грудня 2000 р.

Про роботу Державного архіву Чернігівської області
щодо поповнення Національного архівного фонду
та організаційно-методичного керівництва діяльністю
архівних підрозділів підприємств, установ і організацій

Заслухавши та обговоривши доповідь директора Держархіву Чернігівської області А. І. Неділі та співдоповідь начальника відділу формування Національного архівного фонду (НАФ) та діловодства Держкомархіву України Г. В. Портнова, колегія відмічає, що за останні два роки архівом здійснено низку організаційних, методичних, кадрових заходів, спрямованих на поліпшення комплектування, посилення контролю за станом архівної справи та діловодства на підприємствах, в установах і організаціях області. З ініціативи архіву прийняті розпорядження облдержадміністрації та 24-х місцевих органів виконавчої влади і самоврядування з питань роботи з документами. Розпочато громадський огляд забезпечення збереженості документів НАФ в установах. Збільшено штатну чисельність працівників відділу формування НАФ та діловодства держархіву області.

Перед облдержадміністрацією порушено клопотання про виділення держархіву області додаткового приміщення площею 1000 кв. м у сучасній будівлі виробничого призначення в центрі міста.

Проведено комплексні перевірки стану роботи з документами в тридцяти найбільш важливих організаціях обласного підпорядкування, 19 контрольних перевірок реалізації пропозицій та зауважень, висловлених під час обстежень попередніх років. Результати перевірок доведено до відома керівників відповідних організацій, а в ряді випадків вони звітували на колегії держархіву області.

Плідно працює ЕПК архіву. Тільки в поточному році на її щомісячних засіданнях поряд із затвердженням та погодженням описів, номенклатур справ, актів про виділення документів до знищення розглянуто більше тридцяти питань методичного характеру.

При держархіві області функціонують постійні курси підвищення кваліфікації працівників діловодного апарату і архівних підрозділів обласних установ та заочні курси підвищення кваліфікації завідуючих райміськдерж архівами. Розроблено програми та навчальні плани занять цих курсів.

Співробітники держархіву області в поточному році взяли участь у роботі семи нарад-семінарів, які проводилися іншими обласними організаціями.

Заслуговує на увагу досвід роботи командитного товариства "Архівіст", яке було створено наприкінці 1997 р. на базі госпрозрахункового відділу архіву. Посилена методична і практична допомога установам з боку відділу формування НАФ та діловодства держархіву області, завдяки чому кількість справ, впорядкованих власними силами фондоутворювачів, зросла за останній рік у сім разів.

В області приділяється увага забезпеченню збереженості документів з особового складу підприємств і організацій різних форм власності, що припинили діяльність. Для цього створено філію Чернігівського міськдерж архіву, виділено штатну посаду для роботи з документами, а також приміщення, де вже зосереджено 109 фондів.

Держархів області щорічно виконує плани комплектування управлінською документацією. Створено колекцію особових документів "Книга пам'яті", до якої вже ввійшло більше 200 справ спогадів, листів з фронту, документів групи "Пошук". В кожному райміськархіві започатковано колекції особових документів про трагічні події в історії України. До державних архівів області, в тому числі низової ланки, щорічно надходить до 500 фотонегативів.

Архівні установи області повністю припинили супутню експертизу цінності документів НАФ, які надійшли на державне зберігання в попередні роки, зосередивши увагу на цільовій переважно комплексній експертизі, що дозволило суттєво підвищити ефективність цієї роботи.

Підготовлено до передачі на державне зберігання близько 90 відсотків справ, включених у НАФ, що тимчасово знаходяться в архівних підрозділах обласних установ. Майже всі фондоутворювачі ведуть діловодство за інструкціями і номенклатурами справ, погодженими з державними архівними установами.

Разом з тим у роботі Держархіву Чернігівської області з питань, що розглядаються, існують певні недоліки, "вузькі місця". Внаслідок повного завантаження існуючих сховищ приймання документів вже в наступному році може припинитися. Потребує вдосконалення затверджений список установ - джерел комплектування архіву з урахуванням наслідків чергового етапу адміністративної реформи, проведеного в поточному році. Послаблено роботу з приймання на державне зберігання науково-технічної документації. Слід прискорити завершення цільової комплексної експертизи цінності документів у галузевому розрізі. Більше 40 тис. справ з особового складу, що знаходяться на відомчому зберіганні, не включено в описи, погоджені ЕПК. Значна кількість документів НАФ зберігається в установах понад встановлені терміни.

Колегія вирішує:

  1. Схвалити в цілому роботу Держархіву Чернігівської області щодо поповнення НАФ та організаційно-методичного керівництва архівною справою і ведення діловодства в установах.

    Запропонувати керівництву архіву підготувати для журналу "Архіви України" статтю на цю тему.

  2. Зобов'язати Держархів Чернігівської області (Неділя А. І., Саржан В. Т.) зосередити увагу на розв'язанні таких проблем:
  3. Звернутися до Чернігівської облдержадміністрації з проханням розглянути питання про поліпшення стану зберігання фондів держархіву області, надання йому додаткового приміщення для планомірного приймання документів НАФ.
  4. Рекомендувати УДНДІАСД (Ляхоцький В. П., Кулєшов С. Г.) залучити Держархів Чернігівської області як співвиконавця при підготовці в 2001-2004 рр. примірних інструкцій з діловодства та примірних номенклатур справ місцевих органів державної влади та місцевого самоврядування.
  5. Відділу формування НАФ та діловодства Держкомархіву (Портнов Г. В.) надавати постійну допомогу Держархіву Чернігівської області в роботі з діловодними, архівними та експертними службами підприємств, установ і організацій.

Голова колегії,
Голова Держкомархіву України
Р. Я. Пиріг

Секретар колегії
Г. І. Бєлоусова


На початок
На початок