Державна архівна служба України

НАКАЗ

13.02.2001

м. Київ № 11

З оголошенням рішення колегії Держкомархіву України від 6 лютого 2001 р. "Про підсумки роботи державних архівних установу 2000 році та їх завдання на 2001 рік"
   

  1. Оголосити до виконання рішення колегії Держкомархіву України від 6 лютого 2001 р. "Про підсумки роботи державних архівних установ у 2000 році та їх завдання на 2001 рік" (додається).
  2. Керівникам державних архівних установ внести зміни, що випливають з цього рішення, до планів їх діяльності на 2001 рік.
  3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Голова Державного комітету
Р. Я. Пиріг


РІШЕННЯ
колегії державного комітету архівів України

від 6 лютого 2001 р.

Про підсумки роботи державних архівних установ
у 2000 році та їх завдання на 2001 рік

Колегія відзначає, що державні архівні установи України, виконуючи завдання Плану розвитку архівної справи на 2000 рік, домоглися певних позитивних результатів з основних напрямів своєї діяльності. Важливе значення для поліпшення стану архівної справи мало більш стале, ніж раніше, її фінансування.

Тривала робота щодо вдосконалення архівного законодавства, нормативно-методичного забезпечення діяльності архівних установ. На розгляд Верховної Ради України внесено проект нової редакції Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи", підготовлено пропозиції щодо змін до Кодексу України про адміністративні правопорушення в частині санкцій за порушення архівного законодавства.

Здійснено низку заходів, спрямованих на поліпшення умов зберігання та фізичного стану документів НАФ. Цьому сприяло виконання Розпорядження Президента України від 2 вересня 2000 р. "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи", Програми збереження бібліотечних та архівних фондів на 2000-2005 рр., аналогічних регіональних програм. ЦДІАК, ЦДКФФА, Державний архів при Раді міністрів Автономної Республіки Крим, держархіви Волинської, Дніпропетровської, Львівської, Полтавської, Сумської, Хмельницької областей і м. Севастополя придбали комп'ютерну техніку, необхідне обладнання й витратні матеріали для профілактично-реставраційних робіт, мікрофільмування тощо. Крім додаткових бюджетних надходжень, на ці потреби архіви використовували кошти, отримані за надання платних послуг від спонсорів. Наприкінці року виділено кошти, передбачені Програмою збереження для оснащення технічними засобами архівів загальнодержавного значення.

До 2005 р. продовжено дію договору про безоплатну оренду ЦДНТА приміщення, яке він займає. Інше приміщення замість колишньої культової споруди отримав Держархів Чернівецької області, а додаткове - Держархів м. Києва. Освоєно кошти, виділені на реконструкцію приміщення, наданого Держархіву Закарпатської області, в м. Ужгороді. Тривали ремонт і облаштування нових архівосховищ у Держархіві Івано-Франківсь кої області та Кам'янець-Подільському міському архіві. Нові та додаткові приміщення площею понад 3,9 тис. кв. м надано 61 архівній установі низової ланки. Активно ці питання вирішувалися в Автономній Республіці Крим, Дніпропетровській, Запорізькій, Луганській, Львівській, Одеській, Сумській областях.

У п'яти центральних держархівах, Держархіві при Раді міністрів Автономної Республіки Крим і держархівах 11 областей проводився ремонт дахів, архівосховищ і робочих кімнат, систем електро- і водопостачання, опалення, кондиціювання та вентиляції. Капітальний ремонт приміщень загальною площею 1220 кв. м здійснено в 27, а поточний ремонт загальною площею 5133 кв. м - у 114 архівних установах низової ланки.

Протяжність стелажного обладнання в держархівах Волинської, Донецької та Луганської областей збільшилась на 1113 пог. м, а в 62 архівних установах низової ланки - на 4232 тис. пог. м. Більш раціональне використання площ архівосховищ забезпечило вдосконалення схем розташування документів у ЦДІАЛ, держархівах Вінницької, Дніпропетровської, Донецької, Житомирської, Закарпатської, Запорізької, Київської, Львівської, Полтавської, Сумської, Черкаської, Чернігівської областей і м. Києва.

З метою посилення пожежної безпеки усі державні архіви здійснили ревізію технічного стану електромережі та електрообладнання, поновили інструкції з питань пожежної безпеки та склад добровільних пожежних дружин. Установлено пожежну сигналізацію в ЦДАМЛМ та 17 архівних відділах райдержадміністрацій і міськархівах, відремонтовано - у 23 архівах низової ланки. Вогнегасним розчином оброблено дерев'яні конструкції дахів і стелажів у 14 держархівах. Перевиконано заплановані обсяги робіт із створення страхового фонду копій документів з паперовою основою, консерваційно-профілактичного оброблення страхового фонду та кінофотофонодокументів. Закартоновано близько 278 тис. справ. Перевірено наявність більш ніж 3 млн. справ, у результаті знайдено 511 справ з тих, що знаходилися в розшуку.

Продовжувалося виявлення унікальних документальних пам'яток. ЦДІАК, держархіви Миколаївської, Полтавської, Херсонської областей надіслали анотовані переліки УДП або переліки фондів, що містять такі документи. Тривало об'єднання малооб'ємних фондів, поповнення справ фондів необхідними документами, вивіряння внесених до описів справ, усунення невідповідностей. Найбільш активно цим займалися ЦДІАК, держархіви Волинської, Закарпатської, Херсонської, Хмельницької областей. У ході роботи з уніфікації облікових документів колишніх партійних фондів у держархівах Волинської, Дніпропетровської, Запорізької, Львівської, Полтавської, Херсонської, Хмельницької областей упорядковано 560 справ фондів та значні обсяги інших облікових документів.

До Центрального фондового каталога включено 370 карток на фонди, що надійшли вперше, внесено зміни до карток 4054 фондів.

На державне зберігання надійшло 581 тис. од. зб. різних видів документів, у тому числі 82,5 тис. справ з особового складу КСП, установ, ліквідованих без правонаступників. Це перевищує показники минулого року. На 12 % зменшилася кількість справ, що зберігаються в архівних підрозділах установ понад визначені терміни.

Велику роботу з упорядкування і забезпечення збереженості документів ліквідованих і реорганізованих центральних органів виконавчої влади провів ЦДАВО.

Організовано зберігання документів щодо проведення всеукраїнського референдуму за народною ініціативою. Зменшилися обсяги супутньої експертизи цінності документів, що знаходяться на державному зберіганні.

Створено галузеві державні архіви фінансових посередників Фонду державного майна України та Державного департаменту України з питань виконання покарань.

Розроблено комплексну програму системної інформатизації архівної справи, розпочато її реалізацію. Відкрито Web-сайт Держкомархіву. Тривало створення і наповнення автоматизованих баз даних: у 14 архівах - облікових і в 20 архівах - понад 40 тематичних. Створено електронні фондові каталоги в Держархіві Київської області та Кам'янець-Подільському міському архіві. Працюють над відкриттям Web-сторінок в Інтернеті держархіви Дніпропетровської й Закарпатської областей, НДБ ЦДА України.

У 15 архівах встановлено електронну пошту. Розпочалося обладнання комп'ютерною технікою деяких державних архівних установ низової ланки в Автономній Республіці Крим, Донецькій і Львівській областях.

Описуванню, вдосконаленню описів та каталогізації піддавалися документи передусім соціально та науково затребуваних фондів (переданих із СБУ, отриманих із-за кордону, конфесійних установ тощо). Видано і виставлено на Web-сайті Держкомархіву довідник "Архівні установи України", готувалося кілька спеціальних довідників, частина яких уже побачила світ. Затверджено план підготовки довідкових видань на 2001-2005 рр.

Значно перевищено показники попередніх років з виконання запитів за архівними документами, зокрема спрямованих на соціальний захист громадян. Особливо великі обсяги цієї роботи були в держархівах Дніпропет ровської, Житомирської, Київської, Львівської, Тернопільської, Харківської, Хмельницької, Черкаської областей. Більш як на 65% запитів дано позитивні відповіді.

Друком вийшло 30 збірників документів та інших видань, кількість користувачів у читальних залах зросла в 1,5 раза. Активно займалися виставковою діяльністю ЦДАГО, ЦДАМЛМ та держархіви деяких областей.

Укладено міжнародні угоди про співробітництво з державною архівною службою Туреччини, Американським меморіальним музеєм у Голокост. Тривала участь у міжнародній програмі "Відновлення Пам'яті Польщі". Делегація українських архівістів взяла участь у ХІV Міжнародному конгресі архівів (м. Севілья, Іспанія). Україна ввійшла до двох новостворених регіональних відділень (ЄВРБІКА та ЄВРАЗІКА), а також представлена у чотирьох професійних комітетах МРА. Активне регіональне міжнародне співробітництво здійснює Держархів Закарпатської області.

Різноманітні наукові та інформаційні заходи було проведено в рамках відзначення ювілеїв державних архівів Кіровоградської, Одеської, Сумської областей.

Налагоджено видання щоквартального "Вісника Державного комітету архівів України", ліквідовано відставання у виході в світ журналу "Архіви України".

Спостерігалася певна стабілізація кадрового складу державних архівних установ, чисельність їх працівників частково зросла і зараз складає 3057 чоловік. Серед них чимало фахівців з високим рівнем теоретичної підготовки і багатим досвідом практичної роботи. Майже три чверті архівістів мають вищу освіту. Більше половини з них є державними службовцями. Підвищено кваліфікацію 137 архівістів, ще 104 навчаються на заочних та вечірніх відділеннях вищих навчальних закладів. Проведено семінар з підвищення кваліфікації заступників директорів держархівів.

Водночас колегія констатує, що в архівній справі тривала дія деяких негативних тенденцій.

Залишається невирішеною низка проблем у зберіганні НАФ. Головна з них - забезпеченість архівів придатними приміщеннями. Не змінилася ситуація з будівництвом архівних споруд в Київській, Тернопільській областях і м. Севастополі. Основні масиви документів держархівів Закарпатської, Одеської, Харківської та Чернівецької областей продовжують знаходитися у вкрай несприятливих умовах. Збільшилася кількість архівних споруд, що потребують капітального ремонту. Зменшилася площа архівосховищ Держархіву Тернопільської області. Завантаженість архівосховищ 22 держархівів складає 80-100 %. У проектах бюджетів Закарпатсь кої, Київської, Тернопільської, Чернівецької областей виділення коштів на реконструкцію та добудову архівних приміщень не передбачено.

Не виконуються приписи органів пожежної охорони щодо обладнання сховищ системами автоматичного пожежогасіння, пристроями відключен ня кондиціювання та вентиляції на випадок пожежі, проведення своєчасних замірів опору електромережі та перезаряджень вогнегасників, а також оброблення всіх наявних дерев'яних конструкцій вогнегасним розчином.

Згубно позначається на фізичному стані документів незадовільний технічний стан систем життєзабезпечення держархівів, передусім вентиляції та кондиціювання. Недотримання належного температурно-вологіс ного режиму спричинює виникнення біопошкоджень документів, прискорює згасання текстів. Локалізація цих процесів, відновлення цілісності основи документів унеможливлюються відсутністю обладнання та матеріалів для консерваційно-реставраційного оброблення, мікрофільмування документів. Згортаються обсяги цих робіт.

Повільно здійснювалося впровадження Порядку ведення державного обліку документів НАФ України в практичну діяльність музеїв, бібліотек, архівних підрозділів підприємств, установ і організацій незалежно від їх видів та форми власності. Більшість архівів ще не розпочала виявлення, обліку та складання анотованих переліків унікальних документальних пам'яток.

Не виконали планів прийому документів особового походження ЦДАМЛМ, держархіви Дніпропетровської, Житомирської областей. Не комплектувалися фотодокументами держархіви Дніпропетровської та Закарпатської областей, а документальними звукозаписами - Держархів Житомирської області.

Серйозні недоліки мають місце в організації діловодства, оформленні службових документів у міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади. Неприпустимо затримується розроблення Державного стандарту України "Формуляр-зразок бланка документа".

Потребує вдосконалення система надання платних послуг державними архівними установами, встановлення цін і тарифів на ці послуги.

Необхідно більш оперативно визначати терміни зберігання новостворю ваної документації, не передбаченої чинними переліками.

Деякі державні архіви не виконали планових завдань з описування управлінської документації та документів особового походження. Зменшено обсяги вдосконалення описів та каталогізації документів у ЦДІАЛ. Недовиконано завдання з каталогізації фотодокументів у Держархіві Миколаївсь кої області. Затягується підготовка путівника по фондах Держархіву Тернопільської області, матеріалів до міжархівного довідника з історії євреїв держархівами Закарпатської та Хмельницької областей.

Порушувалися терміни виконання соціально-правових запитів громадян в держархівах Дніпропетровської, Київської, Хмельницької та інших областей. У читальних залах більшості державних архівів не створено належних умов для роботи користувачів. Надмірно затяглося розроблення Правил користування документами у читальних залах.

Значно погіршилася організація науково-дослідної роботи: з 20 тем, що планувалися до завершення, вчасно виконано лише одну.

Досі у ЦДАВО, ЦДНТА, держархівах десяти областей, міст Києва і Севастополя відсутні автоматизовані бази даних. Деякі архіви затримуються з встановленням електронного зв'язку.

Тривало старіння кадрового складу галузі - до третини збільшилася чисельність пенсіонерів та осіб передпенсійного віку і відповідно зменшилася - працівників віком до 30 років. До 10 % зросла плинність кадрів.

Знизилася насиченість архівних установ істориками-архівістами. Формально велася робота з кадровим резервом на посади керівників структурних підрозділів, майже відсутній резерв на посади, які займають особи пенсійного та передпенсійного віку.

Галузева система підвищення кваліфікації кадрів охоплює лише керівний склад. Недостатньо використовувалися для цього можливості регіональних центрів підвищення кваліфікації держслужбовців.

Колегія вирішує:

  1. Схвалити План розвитку архівної справи в Україні на 2001 р., План науково-дослідної і методичної роботи державних архівних установ України на 2001 р., План науково-видавничої роботи державних архівних установ України на 2001 р., План роботи з кадрами державних архівних установ України на 2001 р.
  2. Керівникам державних архівних установ:
  3. Керівництву УДНДІАСД:
  4. Керівництву, начальникам відділів Держкомархіву:

Голова колегії,
Голова Держкомархіву України
Р. Я. Пиріг

Секретар колегії
Г. І. Бєлоусова


На початок
На початок