ГОЛОВНЕ АРХІВНЕ УПРАВЛІННЯ ПРИ КАБІНЕТІ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ

НАКАЗ

17.01.2000

м. Київ № 7

З оголошенням рішення колегії Головархіву України від 12. 01. 2000 "Про забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду в Державному архіві Одеської області"
   

  1. Оголосити до виконання рішення колегії Головархіву України від 12. 01. 2000 "Про забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду в Державному архіві Одеської області"
  2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на відділ зберігання та обліку Національного архівного фонду (Рижкова Г. П.).

Заступник начальника
Головного управління
В. С. Лозицький


РІШЕННЯ КОЛЕГІЇ ГОЛОВНОГО АРХІВНОГО УПРАВЛІННЯ УКРАЇНИ

від 12 січня 2000 р.
м. Київ

Про забезпечення збереженості документів
Національного архівного фонду
в Державному архіві Одеської області

Заслухавши інформацію начальника відділу зберігання та обліку НАФ Г. П. Рижкової, колегія відзначає, що навиконання рішення колегії Головархіву України від 09. 10. 95 "Про пропажу документів у Державному архіві Одеської області і заходи щодо посилення схоронності документів НАФ у держархіві проведено певну роботу."

З метою запобігання втратам документів здійснено низку заходів і з удосконалення режиму зберігання, обліку та забезпечення фізичної збереженості документів. Особливу увагу приділено забезпеченню збереженості фондів, розміщених у головному корпусі державного архіву. Зокрема, регламентовано доступ відвідувачів до архівного приміщення і ведення ремонтно-налагоджувальних робіт у сховищах, удосконалено пристрої для опечатування та замикання архівосховищ, впорядковано умови зберігання ключів і печаток у позаробочий час. Встановлено контроль за дотриманням правил зберігання та видавання справ, а також за їх обліком. Завершується робота з перевіряння наявності справ, складено списки невиявлених під час перевіряння одиниць зберігання, організовано їх розшук. Здійснюються заходи, спрямовані на поліпшення фізичного стану документів (реставрація, ремонт, оправлення) , мікрофільмування їх для поповнення страхового фонду та консерваційно-профілактичне оброблення наявних страхових копій і кінофонодокументів.

Інформації про стан збереженості та обліку архівних фондів заслуховуються на засіданнях колегії архіву, знаходять відображення в наказах директора. Питання гарантування фізичної збереженості документів і надання архіву іншого, більш придатного для їх зберігання приміщення неодноразово вносилися керівництвом на розгляд відповідним місцевим органам виконавчої влади і місцевого самоврядування.

Водночас колегія зазначає, що в роботі Державного архіву Одеської області мають місценеви рішені проблеми і суттєві недоліки. Серйозною загрозою для архівних фондів є перебування їх в умовах, що негарантують фізичної збереженості. Порушення температурно-вологісного режиму в архівосховищах головного корпусу архіву, внаслідок незадовільного технічного стану будівлі, призводять до погіршення фізичного стану документів, ураження їх біошкідниками.

Вкрайне сприятливими є умови зберігання архівних фондів у м. Ізмаїлі. Температурно-вологісний режим у сховищах знаходиться в цілковитій залежності від зовнішніх кліматичних умов, опалення в будівлі пічне, стелажі дерев'яні, охоронно-пожежна сигналізація та освітлення в сховищах відключені. Частина площархівосховищ перебуває в аварійному стані й цілком непридатна для експлуатації. Одне зі сховищ неізольоване, прохідне. Зазначені хиби є грубим порушенням найелементарніших вимог до умов зберігання документів Національного архівного фонду і потребують негайного вирішення.

Мають місце недоліки в організації роботи з перевіряння наявності документів, оформлення його результатів. Недостатня увага приділяється контролю за дотриманням порядку видавання й повернення справ до сховищ, порушуються правила видавання справ у тимчасове користування. Невитримуються чинні вимоги щодо комплектності та оформлення облікових документів.

Колегія вирішує:

  1. Привернути увагу Одеської обласної державної адміністрації довкрайне задовільних умов зберігання документів Національного архівного фонду в архівосховищах головного корпусу Державного архіву Одеської областіі, особливо, у його відділу в м. Ізмаїлі. Просити вирішити питання про надання архів у приміщення, придатного для зберігання документів.
  2. Директору Державного архіву Одеської області (Мальченко В. М.):
  3. Відділу зберігання та обліку Національного архівного фонду Головархіву України (Рижкова Г. П. ) надати Державному архіву Одеської області необхідну організаційно-методичну допомогу з профільних питань.

Заступник голови колегії,
заступник начальника
Головного архівного
управління України
В. С. Лозицький

Секретар колегії
І. М. Калініченко


На початок
На початок