Концепція проекту Закону України "Про діловодство"

Сутність та значущість діловодства. Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство - це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Нині у світі спостерігається всезбільшувана увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення керування документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією і практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ІSО (Міжнародної організації з стандартизації) 15489:2001 "Інформація та документація. Керування документацією", відбиття у змісті законодавчих актів та нормативних документів різних країн його принципів та положень. У контексті сучасних уявлень діловодство є одним з найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних в ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.

Законодавче регулювання діловодства за кордоном. Законодавче унормування діловодних процесів має місце в ряді країн. У США контроль за керуванням документацією федеральних установ регламентує "Акт про федеральні документи" (1950 р.), а у 1980 р. прийнято "Закон про скорочення роботи з документами", спрямований на створення єдиної правової основи у цьому напрямі адміністративної діяльності. У Великій Британії діє "Акт про державні документи" 1958 р. (змінений 1967 р. щодо умов доступу), також "Акт про державні документи" Північної Ірландії (1923 р.). У 1995 р. в Німеччині в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств уряд схвалив єдину систему діловодства. В Канаді у 1983 р. було прийнято урядовий циркуляр "Політика керування документацією". Законодавства Європейського Союзу з питань діловодства не існує.

Нормативно-правове регулювання діловодства в Україні. На сьогодні в Україні нормативно-правове регулювання організації діловодства здійснюється за такими актами: Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 р. № 1153, Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348, та Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.

Питання організації діловодства, що потребують законодавчого регулювання. Незважаючи на унормування в Україні нормативно-правовими актами інструктивного характеру організації й здійснення основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство), правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб'єкті діловодства, не встановлені. Зокрема:

ІІ. Мета та основні завдання

Мета Закону полягає у встановленні правових засад організації діловодства в Україні для визначення єдиних норм створення управлінських документів та роботи зі службовими документами з будь-якими носіями інформації в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах та організаціях всіх форм власності.

визначити основні принципи державної політики з діловодства;

впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої сумісності з законодавчими нормами організації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності;

розмежувати повноваження суб'єктів організації діловодства в країні;

утвердити норму щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їх зберігання, стандартів на створення управлінських документів;

впровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації;

забезпечити права власності установ на їх службові документи та документаційні фонди;

встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі під час ліквідації та реорганізації установ;

визначити загальні засади застосування державної та інших мов у діловодстві.

ІІІ. Очікувані результати

забезпечити реалізацію державної політики з діловодства;

запровадити законодавче регулювання організації діловодства з врахуванням міжнародної практики стандартизації процесів керування документацією;

забезпечити прозорість рішень органів державної влади, доступ громадян до відкритої службової інформації;

уніфікувати законодавство з організації діловодства, архівної справи та застосування електронного документообігу;

забезпечити неухильне виконання суб'єктами діловодства всіх форм власності вимог щодо документування управлінської інформації, строків та організації зберігання службових документів;

підвищити рівень нормативного, методичного і наукового забезпечення організації діловодства в країні, а також рівень контролю за здійсненням діловодства на підприємствах, установах, організаціях;

оптимізувати процеси документостворення та документообігу в суб'єктах діловодства;

створити умови для збереженості документаційних фондів суб'єктів діловодства, захисту їх службової інформації.