Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів

Звертатися:
undiasd@archives.gov.ua

Please contact: undiasd@archives.gov.ua

НАЦІОНАЛЬНИЙ АРХІВНИЙ ФОНД УКРАЇНИ:
засоби інтелектуального доступу до документів

Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів. Довідник / Держкомархів України. - Київ, 2002. - 168 с.

Виходить у світ за сприяння Фонду Катедр Українознавства (ФКУ).
Програма українознавчих досліджень, фундатором якої є ФКУ, фінансується за рахунок благодійних пожертв українських громадян США і Канади

У довіднику подано відомості про основні наявні в державних архівах елементи довідкового апарату. Описові статті подають адміністративну інформацію про архівну установу, дані про обсяги та хронологічні межі документів, основні довідково-інфомаційні видання архівів.
Для істориків архівістів, викладачів, студентів вузів, усіх, хто цікавиться питаннями інтелектуального доступу до документів Національного архівного фонду України.

Файл у форматі pdf - 748 Кб


Зміст

Вступне слово

Центральні державні архівні установи

Місцеві державні архівні установи

Галузеві державні архівні установи

Довідковий апарат


Вступне слово

Останнім часом значно розширилося і якісно змінилося коло користувачів архівної інформації. Ці зміни торкнулися усіх архівних процесів, а найбільше - пов'язаних із забезпеченням суспільства ретроспективною документною інформацією. В Законі України "Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (2001 р.) проголошено основний принцип організації архівної справи в Україні - загальнодоступність документів Національного архівного фонду. Закон гарантує забезпечення доступу до архівних документів із моменту надходження їх до архівної установи й право користування документами НАФ усім громадянам України, іноземцям та особам без громадянства. (Розділ V, ст. 15 "Доступ до документів Національного архівного фонду"). Тимчасові обмеження в доступі пов'язані лише з необхідністю науково-технічного опрацювання, перевіркою наявності та стану або реставрацією документів, забезпеченням державної або іншої передбаченої законом таємниці, охороною законних прав та інтересів громадян (Розділ V, ст. 16 "Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам"). Крім того, на вимогу власника обмеження можуть встановлюватися на архівні документи, створені архівними підрозділами об'єднань громадян, релігійних організацій, а також підприємств, установ і організацій, заснованих на приватній формі власності (Розділ VI, ст. 17 "Обмеження доступу до документів Національного архівного фонду, що належать іншим власникам"). Доступ до приватних архівних зібрань регулюється розпорядженням власника, причому держава заохочує власників розширювати цей доступ (Розділ V, ст. 15 "Доступ до документів Національного архівного фонду").

У виконанні важливої суспільної функції архівних установ щодо реалізації інтелектуального доступу до документів НАФ велике значення має довідковий апарат, що функціонує в державних архівах України і становить собою створений на єдиних методологічних і методичних засадах комплекс взаємопов'язаних архівних довідників.

Формування типо-видової структури науково-довідкового апарату державних архівів пройшло довгий шлях від перших інвентарних описів до електронних довідників й детермінувалося складом і змістом документів конкретного архіву, інтенсивністю використання документної інформації, виду носія, матеріально-технічних можливостей тощо.

У другій половині XIX - початку XX ст. актуалізувалися дискусії про необхідність взаємозв'язків архівних довідників та їх уніфікації. Були навіть сформульовані тези про "єдність всіх архівів і створення довідників у світовому масштабі" (І. Є. Андрієвський, А. П. Воронов, Д. Я. Самоквасов). Однак ці ідеї не реалізувалися. Дореволюційні архіви мали описи, покажчики, каталоги, але всі довідники не були єдиною, взаємопов'язаною системою. Кожен довідник існував лише в одній "функціональній площині". До досягнень дореволюційного архівознавства слід віднести усвідомлення зв'язків розвитку описання з розвитком архівної справи, зокрема, з її централізацією, інтенсивністю комплектування і користування документною інформацією.

Важкі умови перших років радянської влади в Україні позначилися на розвитку довідкового апарату державних архівів, перед якими постали завдання збирання і зберігання документів ліквідованих установ. Це певною мірою стримувало розроблення методики створення довідкового апарату. В квітні 1920 р. Раднарком України видав постанову, за якою всі архіви на території республіки, в т.ч. й приватні збірки документів, проголошувалися загальнонародною власністю. Це був перший закон про націоналізацію та централізацію архівної справи, який водночас створив передумови і для централізації довідкового апарату. Найважливішим досягненням радянського архівознавства середини 1920-х років слід вважати усвідомлення зв'язків між ієрархічною організацією зберігання архівнихдокументів по комплексах іархівними довідниками, створюваними до них. 1920-1930-і рр. характеризувалися розширенням теоретичної і методичної бази розвитку довідкового апарату архівів: саме в цей період було видано багато правил та інструкцій щодо створення тематичних картотек, оглядів, путівників, складанню описів та ін. Реалізації планів створення і розвитку довідкового апарату державних архівів України завадила Друга світова війна. Змінився напрямок роботи архівних установ. Евакуація і реевакуація значної кількості архівів, відбудова архівосховищ, масове впорядкування архівних документів тривало майже до середини 1950-х рр. Тоді ж активно розроблялися теоретичні питання розвитку довідкового апарату, спрямовані на удосконалення традиційних архівних довідників. Основні архівні довідники не зазнали якісних змін, найпоширенішим із них залишився опис. Увагу архівістів і дослідників все більше почали привертати предметно-тематичний, а згодом і систематичний каталоги, як найперспективніші довідники про склад і зміст документів архівів.

"Основные правила работы государственных архивов" (М., 1962) передбачали створення комплексу посібників для правильної організації використання документальних матеріалів в архіві і називалися науково-довідковим апаратом, визначали методику створення основних видів архівних довідників, а також тино-видову структуру довідкового апарату. Наступні роки були дуже плідними в галузі як теоретичної, так і практичної діяльності по створенню та удосконаленню довідкового апарату. Вперше в "Методичному листі про єдину систему науково-довідкового апарату державних архівів СРСР" (М.,1965) сукупність інформаційно-пошукових засобів державних архівів визначалася як система. "Основні положення розвитку системи науково-довідкового апарату до документів державних архівів СРСР" (М., 1981) розглядали принципи побудови, функціонування й удосконалення системи довідкового апарату, окреслювали склад і структуру системи для архівів різного рівня і профілю, висвітлювали значення автоматизованих засобів пошуку інформації в ній.

Нині в державних архівах України наявні майже всі обов'язкові елементи довідкового апарату: описи, каталоги, путівники, огляди, покажчики тощо, які відповідно до ієрархії комплексів документів архіву поділяються на міжархівні (забезпечують пошук інформації па рівні НАФ України), міжфондові (на рівні архіву) та фондові (на рівні конкретного фонду).

Довідковий апарат побудовано відповідно до структури Національного архівного фонду. Архівні довідники містять відомості про склад і зміст документів на рівні:

Базовим довідником для створення всіх інших видів довідкового апарату є архівний опис, що розкриває склад і зміст документів у межах фонду, його структурної частини, об'єднаного архівного фонду, колекції нарівні одиниці зберігання.

Кожен державний архів має також систему каталогів (систематичний, предметно-тематичпий, з історії установ, з історії адміністративно-територіального поділу, іменний, географічний, документів з особового складу тощо), де інформацію згруповано у логічній, алфавітній або хронологічній послідовності, що дозволяє здійснювати багатоасиектний пошук на рівні документа. Основною ланкою системи є систематичний каталог, який слугує цілям міжфондового пошуку і надає інформацію за широкою тематикою, дозволяє встановлювати логічні зв'язки між подіями, відображеними в документах.

Предметно-тематичні та тематичні каталоги, де вторинна документна інформація з однієї або декількох тем розташована у логічній послідовності, не набули достатнього розвитку у державних архівах України. Найпоширенішим видом після систематичного каталогу є іменний, що містить інформацію про осіб, які є авторами документів, або згадуються в документах, а також географічний каталог, що містить інформацію про географічш й топографічні об'єкти.

Переважна більшість архівів має путівники або короткі довідники, що подають характеристики фондів (документів) залежно від об'єкта описування (архіви, архів, група фондів, фонд, частина фонду/колекції, документ).

Крім описів, каталогів, путівників, в архівах складаються покажчики (тематичні, предметні, географічні, іменні, хронологічні), а також огляди (міжфондові, фондові, тематичні), тематичні переліки тощо. З середини 1990-х рр. у центральних і державних архівах областей створюються або вже функціонують електронні бази даних облікового і тематичного характеру.

Останнім часом державні архіви України інтенсифікували роботу з удосконалення довідкового апарату. Розширився доступ до архівних фондів, що були на таємному зберіганні (за останнє десятиріччя розсекречено понад 3 тисячі фондів). Підготовку науково-інформаційних видань про склад і зміст розсекречених фондів, які забезпечують оперативний пошук інформації, передбачено Програмою "Архівні зібрання України", що реалізується з 2000 р. Перспективний план підготовки архівних довідників за цією програмою на 2001-2005 рр. затверджено рішенням Колегії Держкомархіву України. Він передбачає підготовку довідників "Анотовані реєстри описів державних архівів", "Реєстр розсекречених архівних фондів. 1991-2000", "Національний реєстр втрачених архівних фондів", "Празькі архіви": Зведений каталог архівів української еміграції у міжвоєнний період", "Еліта України XX ст.: Національний реєстр особових фондів" тощо. Побачили світ путівники за фондами Центрального державного архіву громадських об'єднань України, Центрального державного історичного архіву, м. Львів, Державного архіву Чернігівської області, готуються до друку путівники Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України, регіональних архівів (Вінницької, Сумської, Тернопільської, Харківської, Чернівецької областей, міста Києва), доповнення до опублікованих раніше путівників (державні архіви Донецької, Миколаївської, Херсонської областей).

Державні архіви України ведуть роботу щодо створення принципово нових довідників - електронних версій реєстрів фондів як сегментів Національної архівної інформаційної системи.

Нині довідковий апарат державних архівів України складають:

Короткий довідник "Національний архівний фонд України: засоби інтелектуального доступу до документів", підготовлений Українським науково-дослідним інститутом архівної справи та документознавства за сприяння державних архівів, надає інформацію про склад і зміст наявного у кожному архіві довідкового апарату і допоможе користувачеві визначити основні напрями пошуку документної інформації в кожному конкретному архіві.

Описові статті у виданні структуровано за такою схемою: адміністративні відомості про державний архів, кількісні характеристики та хронологічні межі документів архіву, характеристики наявних елементів довідкового апарату (описи, каталоги, картотеки, покажчики, огляди, автоматизовані бази даних). Бібліографічний розділ описової статті представлено лише основними довідниками, що розкривають склад і зміст документів архіву і опубліковані окремими виданнями.

Статті у довіднику розташовано відповідно до ієрархії архівів: центральні державні архіви, Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей (систематизовано за алфавітом назв архівів), державні архіви мм. Києва та Севастополя, галузеві державні архіви. Всього у довіднику представлено науковий апарат 7 центральних, 29 місцевих, 7 галузевих державних архівних установ.

Фактичний матеріал у довіднику подано за анкетами, що надійшли від державних архівів України, і доповнено даними звітної документації станом на 1 січня 2001 року.

Інформацію щодо складу і змісту документів архівів, а також більш повну бібліографію їх видань в режимі on-line, що систематично оновлюється, можна отримати на веб-сторінках архівних установ офіційного веб-сайту Держкомархіву за адресою: www.archives.gov.ua та веб-сайті Держархіву м. Севастополь за адресою: www.gosarhiv.sevastopol.iuf.net

Упорядники висловлюють щиру подяку директорам державних архівів України, колегам-архівістам за висококваліфіковані консультації, поради та підготовку анкет.

Видання розраховане на широке коло користувачів і є загальнодоступним засобом пошуку інформації.

На початок
На початок