Вивчення історії геноциду євреїв під час нацистської окупації передбачає залучення широкої джерельної бази.
Архівна колекція "Фільтраційні, архівно-слідчі і спостережні справи, трофейні документи, що надійшли з відомчого архіву обласного управління СБУ" (ф. Р-6023) створена в листопаді 1993 р. Приймання-передавання документів здійснювалося на підставі Указу Президії Верховної Ради України від 09.09.1991 р. "Про передачу архівних документів Комітету державної безпеки України в державні архіви України" та відповідного розпорядження представника Президента України по Вінницькій області від 27.04.1993 р. № 184.
Приймання документів проводилося по 1999 р. включно за описами, складеними в обласному управлінні СБУ. Опис 1, за яким здійснювалося приймання документів із відомчого архіву облуправління СБУ, складається з 5 розділів і нараховує 47276 справ; опис 2 - 4255 справ; опис 3 - документи військовополонених - 267 справ. В грудні 1995 р. до держархіву області надійшло 23013 архівно-слідчих справ на осіб, репресованих радянською владою в 1918-1954 рр., та справи на пособників нацистів, датовані 1944-1947 рр. Дана категорія справ представлена в опису 4. Згодом до обласного управління СБУ було повернуто 724 судові кримінальні справи та 10 справ про ставку Гітлера "Вервольф".
Нині в держархіві області зберігається 51531 фільтраційна справа, 267 обліково-фільтраційних справ на колишніх радянських військовополонених та трофейні картки військовополонених. Цей документальний масив вводиться до наукового обігу, використовується при виконанні запитів громадян соціально-правового характеру і містить цінний маловивчений матеріал про долю вінничан в роки Другої світової війни.
Фільтраційні справи різняться за повнотою інформації і за складом документів. За складом документів фільтраційна справа є тематичною групою, комплексом документів, що становить ніби особову справу людини, депортованої з Німеччини: протоколи допитів, опитувальні листи, анкети, листування з приводу отримання інформації про життя та діяльність депортованого. Фільтраційні справи містять як документи радянських установ (органів НКВС, "Смершу", фільтраційних таборів), так і союзних військ (посвідчення, довідки тощо), німецькі документи (аусвайси, робітничі картки, різного роду довідки).
Дослідження масиву фільтраційних справ засвідчує, що серед вивезених на примусові роботи до Німеччини були і євреї - підлітки, юнаки і дівчата, які за допомогою підроблених документів, під іншими - російськими або українськими - прізвищами врятувалися від акцій знищення єврейського населення і потрапили на територію Рейху.
За станом на 01.08.2003 р. виявлено 38 фільтраційних справ євреїв, вивезених до Німеччини і повернутих до Вінницької області. Доля людей складалася по-різному, однак усі вони змогли втекти від страт і продовжували жити під іншими прізвищами. Типовою є фільтраційна справа Ісаака Айза, 1928 р. народження, з м. Могилева-Подільського, який був вивезений до Німеччини за підробленими документами на ім'я Баранова Василя Степановича. Відповіді на запитання (з протоколів допиту, опитувальних листів) свідчать, що І. Айз розділив долю багатьох молодих працездатних євреїв, чоловіків і жінок, які перебували в гетто і таборах праці Трансністрії. Нацисти використовували для важких робіт у німецькій зоні окупації в'язнів гетто й таборів примусової праці з румунської зони окупації, зокрема на будівництві шляху Вінниця-Умань, що був ділянкою IV Берлінської автостради. На території вздовж траси були створені єврейські робочі табори в Вороновиці, Немирові, Чукові, Райгороді, Краснопілці, Христинівці, Оситній, Талалаївці, Івангороді. В одному з таких таборів - Талалаївському - утримувався підліток І. Айз, колишній в'язень Могилів-Подільського гетто, відправлений в червні 1942 р. в Печерський табір-гетто, а звідти нібито "позичений" для шляхових робіт у німецьку зону окупації.
При відправленні до трудових таборів в'язням заявляли, що після закінчення шляхових робіт вони будуть повернуті в гетто й табори Трансністрії. Насправді ж після закінчення робіт в'язнів-євреїв розстрілювали команди будівельної організації "Тодт", СС за участі української поліції. Шанс вижити отримували лише ті, хто наважувався на втечу. Серед утікачів був і І. Айз. Здійснивши втечу з Талалаївського табору праці, він дістався до ст. Христинівка, де певний час працював. Звідси з групою місцевої молоді був під прізвищем Баранов вивезений на примусові роботи до Німеччини.
Блок німецьких документів фільтраційної справи І. Айза - аусвайси, довідки, робітничі картки, як і згадана вище анкета, свідчать, що він перебував в таборі Дахау, потім був переведений до трудового табору м. Мюнхена, де його викликали до поліції на предмет одержання посвідчення особи. До травня 1945 р. працював у власника підприємства "Автоваш", про що свідчать робітничі картки. 1 травня 1945 р. звільнений американськими військами, в червні - переданий радянським військам на територію Австрії - в м. Мельк, у демаркаційну зону. Протоколи допитів І. Айза слідчим і оперуповноваженим НКВС засвідчили, що він відмовився повертатися на батьківщину і залишився в американській зоні 1.
Слід зауважити, що деяка інформація фільтраційних справ інколи дублюється відкладеними у фондах облвиконкому та райміськвиконкомів у річних розділах описів за 1944-1945 рр. списками "остарбайтерів", які були вивезені до Німеччини 2.
Наступна категорія архівних джерел - обліково-фільтраційні справи на колишніх радянських військовополонених і трофейні картки на них же. Вивчено групу подібних документів у складі 267 справ.
Основним корпусом документів, які містяться в справах цього роду, є протоколи допитів, що проводилися слідчими НКВС та оперуповноваженими "Смершу".
Аналіз складу і змісту документів обліково-фільтраційної справи дозволяє простежити долю військовополонених євреїв, які на запитання слідства мали описувати обставини їхнього полонення, перебування у таборах для полонених та подальшу долю. Так, у справі № 20520 Лівшиця Давида Наумовича, 1921 р. народження, уродженця с. Ров Жмеринського району Вінницької обл., колишнього лейтенанта Червоної Армії, полоненого 30 березня 1942 р. в районі Вязьми, докладно показані умови утримання в таборах військовополонених м. Вязьми, с. Торбєєво Смоленської області, Ковно. Від червня 1943 р. Лівшиць - в'язень таборів на території Німеччини та Польщі - м. Ланцдорф, Заган, звідки в березні 1944 р. здійснив втечу. Був упійманий, відправлений до штрафного гестапівського табору в Познані, а від вересня 1944 р. - в Маутхаузен 3.
Документи свідчать, що визволення з німецького полону для колишніх військовополонених-євреїв, як і для більшості радянських військовополонених, зовсім не означало свободи. Їх відразу ж переміщували в радянські табори, де звинувачували в шпигунстві і навіть у співробітництві з гітлерівцями, піддавали допитам, тортурам, приниженню, засуджували до тривалого ув'язнення. Це підтверджують протоколи проведених у спецтаборі для колишніх радянських військовополонених у м. Старобєльську допитів колишнього військовополоненого Самуїла Тульмана, уродженця містечка Вапнярка Вінницької області 4.
Нечисленні, але значущі за змістом інформації документи обліково-фільтраційних справ на військовополонених свідчать, при фільтрації в таборах військовополонених нацисти розстрілювали комуністів, політпрацівників і євреїв, найчастіше там же, перед колоною полонених. Залишилися живими ті, походження котрих не було виявлене.
Інший, не менш важливий комплекс архівних документів, який нараховує на сьогодні 26183 справи, становлять архівно-слідчі справи на громадян, притягнутих до кримінальної відповідальності за пособництво нацистам. Вони складені по "гарячих слідах" і мають високий ступінь достовірності.
Ці справи містять важливу інформацію, що розширює і доповнює масив офіційних радянських джерел та німецьких документів про геноцид євреїв, Голокост на території Вінницької області в роки нацистської окупації. За цими документами можна виявити осіб - пособників нацистів, винних у винищенні єврейського населення, та конкретні обставини переселення євреїв у гетто, пограбування їхнього майна, етапування їх до місця збору, а потім до місця проведення акцій знищення, участі колаборантів у розстрілах.
Так, у справі на Івана Мороза, 1913 р. народження, який був під час окупації начальником Староміської поліції м. Вінниці, містяться загальні відомості про колаборанта, дані біографічного і соціального характеру. Найінформативнішою групою документів є протоколи допитів звинуваченого, свідків і очевидців скоєного І. Морозом, який всіляко знущався з євреїв, грабував, бив старих, жінок, дітей, заарештовував євреїв, після чого їх знищували 5. Особисто вінбрав участь у акціях знищення 5000 євреїв 16 квітня 1942 р. 6.
Новим маловивченим джерелом є архівно-слідчі справи на колаборантів з середовища єврейського населення - місцевого і депортованого на територію Трансністрії з Північної Буковини, Бессарабії та повіту Дорохой (Румунія). Як правило, це були особи, призначені румунськими окупаційними властями виконувати обов'язки начальників (шефів, президентів) єврейських общин, гетто, робітничих таборів. Деякі з фігурантів справ працювали в єврейській поліції, що функціонувала в найбільших гетто й таборах - Могилева-Подільского, Шаргорода, Жмеринки, Бершаді, Копайгорода та ін. У даному випадку можемо говорити про румунську зону окупації, де гетто й табори примусової праці були більш довговічними й існували до звільнення території Вінницької області від окупантів, тобто, до кінця березня 1944 р. Ця група архівних джерел складається з двох частин: на документи щодо дійсних пособників нацистів, що скоїли злочини проти євреїв, які утримувалися в гетто і робітничих таборах, та на документи, що стосуються єврейських керівників (общин, гетто), які своєю діяльністю сприяли виживанню, покращанню соціального життя в гетто Трансністрії, проте підозрювалися радянською владою в пособництві румунській окупаційній владі. В описуваній архівній колекції відклалися справи на дійсних колаборантів, колишніх поліцейських єврейської поліції Могилів-Подільської єврейської общини Якова Киянівського, Натана Каца, Якова Шухмайстера [ф. Р-6023, оп. 4, спр. 2490, 5241, 5203].
Про режим утримання в'язнів у гетто Могилева-Подільського, знущання, пограбування євреїв, висилання до таборів свідчать також традиційні для архівно-слідчих справ документи - протоколи допитів, звинувальні висновки, які можна віднести до групи найбільш інформативних щодо теми нашого дослідження документів.
Румунська окупаційна влада залучала до управління в гетто і єврейських робітничих таборах депортованих або, як їх умовно називали, "румунських" євреїв. Це, в основному, були найосвіченіші люди, які знали німецьку та румунську мови й тому могли легше контактувати з представниками влади. На відміну від німецької зони окупації, де євреї підлягали тотальному знищенню, життя у більшості гетто й колоній румунської зони окупації було більш організованим і соціально орієнтованим. Особливо це стало помітно від другої половини 1942 р. (після поразки гітлерівців під Москвою і Сталінградом та створення антигітлерівської коаліції, коли румунський уряд зрозумів, що події відтепер розгортаються не на користь Німеччини). Крім того, депортовані румунські євреї зберегли риси общинної організації життя, почували себе більш упевнено, бувши заможнішими, ніж місцеві євреї. Архівним джерелом, що підтверджує сказане вище, є архівно-слідча справа на колишнього голову Шаргородської єврейської общини, одночасно начальника гетто, буковинського єврея д-ра Меїра Тайха, заарештованого 22.04.1944 р. районними органами держбезпеки за звинуваченням у пособництві румунським окупантам 7. Однак лист мешканців та допити свідків урятували йому життя, оскільки довели, що діяльність М. Тайха була спрямована на порятунок євреїв, на захист тих, хто перебіг з німецької зони окупації. Він не дозволив вислати до Печерського табору смерті євреїв Шаргорода, Джурина та Мурафи, підтримував підпільну діяльність у гетто та допомагав партизанському загону ім. Щорса 8. М. Тайх опікувався життям у гетто, його санітарним станом, створив дитячий будинок для єврейських сиріт тощо. Існують документальні підтвердження створення дитбудинків у Бершаді, Брацлаві, Могилеві-Подільському, Мурафі, Соколівці, Тиврові.
У справі міститься постанова про припинення слідства і звільнення Тайха в жовтні 1944 р. Тайх повернувся на батьківщину, звідки був депортованим (м. Сучава) 9.
Важливою складовою архівної колекції ф. Р-6023 є трофейні німецькі документи.
Серед них особливо виділяються ті, що містять унікальну інформацію про жорстокий окупаційний режим в німецькій зоні окупації Вінницької області, обумовлений будівництвом і функціонуванням у передмісті Вінниці ставки Гітлера "Вервольф". Документи надійшли на зберігання в Держархів Вінницької області відомчого архіву СБУ в січні 1995 р. і віднесені до категорії документів обмеженого користування. Трофейні німецькі документи надійшли у сформованих 10 одиницях зберігання, крайні дати документів - грудень 1941 - серпень 1943 рр. Вірогідно, це не повний комплекс документів, що відклались у справах охоронної групи таємної польової поліції "ОСТ", яка здійснювала нагляд та підтримувала режим безпеки в районі будівництва військової споруди "Ейхенгайн", а потім у районі ставки Гітлера "Вервольф".
Основу трофейних німецьких матеріалів становлять донесення військових чиновників охоронної групи таємної польової поліції "ОСТ", рапорти, листування, які в німецькому діловодстві оформлені як додатки до "Військового щоденника". Стислий зміст документів цієї категорії знаходить своє відображення в самому "Військовому щоденнику", що є своєрідним анотованим журналом реєстрації документів 10. Цей щоденник разом з додатками є джерелом відомостей про кадровий склад та його переміщення, зміст діяльності таємної поліції, що дозволяє з високим ступенем вірогідності простежити розвиток подій та з'ясувати конкретні факти нацистської політики щодо єврейського населення.
Кожна з трофейних справ містить іменний покажчик - у вигляді анотованих списків військовослужбовців таємної польової поліції та інших військових німецьких установ, включаючи організацію "Тодт", що здійснювала будівництво ставки і об'єктів її життєзабезпечення 11; списки агентури, арештованих євреїв, місцевих жителів, які згадуються в документах 12. Вказані вище списки відтворюються в справах як німецькою, так і в перекладі російською мовами.
Найчисленнішою групою трофейних документів є накази, розпорядження, донесення, рапорти керівників та військових чиновників охоронної групи таємної польової поліції "ОСТ" в районі ставки Гітлера, листування з начальником імперської служби безпеки оберфюрером СС Раттенхубером, поліцією безпеки і СД у Вінниці та Житомирі, жандармськими постами в охоронній зоні, вінницьким гебітскомісаріатом, міською тюрмою, пересильним табором у Вінниці, вінницьким єврейським робітничим табором (штатлаг 329), військовим трибуналом польової комендатури 675 у Вінниці.
Зміст зазначених документів обумовлювався функціями таємної польової поліції з охорони і створення режиму безпеки будівництва об'єкту "Ейхенгайн", згодом - ставки Гітлера "Вервольф": політичного контролю стосовно населення, боротьби з партизанами, знищення євреїв, які мешкали в охоронній зоні чи були помічені або надіслані на роботу в район ставки. Це документи адміністративно-господарчого характеру та поліцейські розслідування стосовно перевірки особи, обшуків та арештів місцевих жителів, саботажу місцевого населення, яке працювало в охоронній зоні і на об'єктах життєзабезпечення ставки, шпигунства і диверсій в районі військових споруд, партизанського руху і зв'язків з ним місцевого населення єврейського походження окремих осіб (головним чином, на підставі доносів), виловлювання євреїв, помічених в охоронній зоні, тих, які втратили працездатність чи потрапили на роботу в охоронну зону, що звичайно закінчувалось їх арештом і розстріломтощо. 13
Серед донесень та рапортів, що свідчать про протистояння німецьких військових підрозділів СД, СС підпільним і партизанським групам і загонам, найінформативнішим є направлення 4 травня 1942 р. оберфюрерові СС і полковникові поліції в Житомирі Гельвігу донесення про виявлення і арешт великої підпільної групи у Вінниці (на конспіративній квартирі по вул. Фастівській, 29) під керівництвом єврея Івана Бялера, в складі котрої було до 20 євреїв 14.
Однак боротьба з партизанським рухом була приводом для акцій масового знищення євреїв, виловлювання та розстрілів окремих людей, оскільки "Вервольф" як ставка Гітлера вважався особливим стратегічним об'єктом, навколо якого було створено зону "юденфрай" (вільну від евреїв) 15.Про це яскраво свідчить донесення керівників охоронної групи таємної польової поліції "ОСТ" штурмфюрера СС Фрідріха Шмідта та унтерштурмфюрера Карла Даннера від 24.12.41 р. щодо результатів допиту бургомістра села Стрижавки (що входило до зони ставки) Володимира Чайкуна. Останній засвідчив, що в селі залишилися євреї - всього 221 особа; вони переселені в гетто і працюють в колгоспі, однак їхня праця малопродуктивна. Документ містить цинічний висновок: "…як усі євреї, вони є прихильниками комуністичного режиму та являють собою загрозу для безпеки німецької армії…". Прийняті нацистами рішення "…віддалити євреїв з охоронного району є безумовно необхідним" та "вжити відповідних заходів і переговорів щодо вирішення єврейського питання з відповідними військовими та адміністративними установами в м. Вінниці" насправді ж означали знищення єврейського населення Стрижавки 16. 12 січня 1941 р. всі стрижавські євреї, переважно старики, жінки та діти були розстріляні біля кам'яної огорожі колишньої тюрми ДПУ 17. 16 квітня 1942 р. до приїзду Гітлера в ставку у Вінниці було розстріляно ще близько 5000 осіб єврейського населення міста 18. Значна кількість донесень, зведень, рапортів відображає результати поліцейських розслідувань з "єврейських питань": з приводу встановлення єврейського походження (переважно на підставі доносів); знищення хворих та виснажених єврейських робітників, зайнятих на підприємствах, що забезпечували життєдіяльність ставки, а також робітників-євреїв, які якимось чином побували або були помічені в охоронній зоні (в основному це були утікачі від німецьких акцій у Вінниці).
Як свідчить "Військовий щоденник", від 16 грудня 1941 р. до 27 серпня 1943 р. (до моменту передачі гітлерівської ставки у відання фельдмаршала Манштейна) в районі ставки зафіксовано 1360 фактів різних подій, в тому числі виявлення, виловлення, арешти та знищення євреїв. У цьому контексті спеціально слід виокремити інформацію про єврейську розвідницю Тетяни Муляр (Куцин), перекладача "Тодт". Цій справі присвячено декілька рапортів, записів у реєстраційних журналах і військових щоденниках 19. Вона встановила зв'язок з антинацистською підпільною групою, добувала і передавала цінні розвіддані про ставку. Арештована і після тортур розстріляна гестапо в серпні 1942 р. 20.
За наказом начальника імперської служби безпеки штурмбанфюрера СС Раттенхубера євреї, затримані в охоронній зоні, підлягали негайному розстрілу. Поліція безпеки і СД у Вінниці, інженер Менінгер попереджувались про заборону направляти євреїв на роботу в цю зону (ф. Р-6023, оп. 5, спр. 9, арк. 104]. Хворих негайно розстрілювали. В 1941-1942 рр. на вимогу будівельної організації "Тодт" - "Ейхенгайн" біржа праці в Луцьку виділила велику кількість єврейських спецробітників. Частина з них прибувала хворими, і їх одразу розстрілювали 21.
В донесенні від 21 квітня 1943 р. даються розпорядження щодо робітника Беккера, який видавав себе за українця. Пропрацювавши на спорудженні "Ейхенгайн" протягом 4 тижнів, він був виданий, як єврей, і розстріляний 22. Для євреїв-ремісників, коли їх праця і кваліфікація були потрібні нацистам, існувала ще й проміжна ланка - ув'язнення в єврейські робітничі табори, а коли необхідність у робочій силі відпадала, їх розстрілювали 23. Як свідчать донесення і рапорти, негайно заарештовувалися євреї, "каким-то образом избежавшие акций", які тікали від знищення у Вінниці через район ставки 24. У "Військовому щоденнику", анотованих "Списках військовослужбовців таємної польової поліції...", іменному покажчику до документів, зосереджених у документальних комплексах (справах), що входять до описуваної архівної колекції, міститься цінна інформація про "остаточне вирішення єврейського питання в м. Вінниці та окрузі" 25.
В анотованих списках вказані прізвища учасників наради 13.02.1942 р. з єврейського питання у Вінниці, на якій було прийняте рішення про "ліквідацію" єврейського населення міста та округи, як "небезпечних для споруди "Вервольф". У "Військовому щоденнику" відмічені також доповідь і повідомлення штурмбанфюрера СС Шмідта імперському начальникові служби безпеки Раттенхуберу з пропозиціями про вирішення єврейського питання у Вінниці і про роботу євреїв на будівництві 26. Фрідріх Шмідт (в 1941-1942 рр.) і унтерштурмфюрер Даннер (в 1942-1943 рр.) очолювали охоронну групу таємної польової поліції "ОСТ", і всі донесення в поліцію безпеки і СД Вінниці з вимогами розстрілу, ліквідації євреїв підписані саме цими військовими чиновниками. В анотованому списку містяться відомості про їх нагородження "за старання" медалями і воєнними хрестами ІІ ступеня з мечами 27. Виділено запис, який свідчить про те, що обласний комісар "провінції Вінниця Галле 07.01.1942 р. проводив розстріл євреїв у Стрижавці, що входила до охоронної зони" 28. "Координували" роботу з "ліквідації" євреїв в охоронній зоні оберштурмфюрер Бергер, співробітник відділу Житомирського гестапо з питань раси і колонізації 29; гебітскомісар м. Вінниці Маргенфельд 30.
Потрібно визнати, що нацистське діловодство виробило свою бюрократичну мову індустрії знищення. Для фіксування вбивства євреїв використовувалися різноманітні терміни і поняття: "переселення", "віддалення євреїв з охоронного району", "вживання відповідних заходів військовими та адміністративними установами у м. Вінниці" щодо євреїв у зоні ставки 31; "остаточні рішення" щодо заарештованих євреїв з боку поліції безпеки 32, "вживання заходів для неможливості повернення євреїв у зону будівництва" тощо 33. Ця термінологія була покликана замаскувати вбивства.
Отже, "Фільтраційні, архівно-слідчі і спостережні справи, трофейні документи, передані з відомчого архіву обласного управління СБУ" (ф. Р-6023) мають більш-менш типовий склад справ за видами документів, визначений метою, з якою ці документи створювалися і відкладалися на зберігання. Основний корпус документів ф. Р- 6023 становлять архівно-слідчі та фільтраційні справи, у тому числі колишніх військовополонених, "пособників нацистів". Тут знаходиться значний масив документів "по гарячих слідах", зокрема тих, що стосуються дій колаборантів, передусім у таборі с. Печера Тульчинського району.
Велике значення у ф. Р-6023 мають фільтраційні справи, які містять цінний і майже не досліджений матеріал про долю євреїв, депортованих з Німеччини, документи радянських установ, а також союзницьких військ, німецькі документи. За змістом це особові справи депортованих з Німеччини громадян, матеріали допитів, анкети, протоколи, листування з приводу інформації та опитування свідків про діяльність громадян, які були депортовані з Німеччини або Румунії. Серед цих людей були і євреї, які рятувалися в період окупації за допомогою підробних документів з іншими, українськими та російськими прізвищами. Цей матеріал як джерело для вивчення умов життя наших співвітчизників у таборах, а також остарбайтерів є досі не опрацьованим масивом документів для дослідників історії Вінниччини.
Німецькі за походженням документи 1941-1944 рр. є у фільтраційних справах (аусвайси, робітничі картки, різного роду довідки тощо) та трофейних документах. Трофейні документи ф. Р-6023 - не повний, однак джерелознавчо цінний комплекс, що відклався в справах охоронної групи таємної польової поліції "ОСТ" та охоронних батальйонів, запасного будівельного батальйону тощо. Загальна характеристика змісту цих документів дозволяє стверджувати про організовану на державному рівні цинічну політику послідовного і систематичного знищення єврейського народу в німецькій зоні окупації Вінниччини, надзвичайно жорстокого у зв'язку із розміщенням на цій території ставки Гітлера "Вервольф".
При вивченні документів офіційних радянських установ, як і німецьких, потрібно врахувати ідеологічні засади функціонування радянської держави, а також політичних моментів часу, коли ці документи створювалися. На 1945-1946 рр. припадає кампанія антисемітизму і "холодної війни", тож в цих обставинах документи про геноцид єврейського населення на окупованих територіях для влади втратили актуальність (на відміну від попереднього часу, коли керівництво СРСР було зацікавлене в отриманні допомоги від міжнародних єврейських організацій). Питання долі єврейського населення під час війни поступово набуло ідеологічного характеру і було "закрито", а документи вилучено із загального користування. Це відбилося і на змісті документів, коли приховувалася сама проблематика геноциду (зокрема, є суперечності у фіксації кількості жертв, реальних масштабів геноциду тощо), і на їх складі, коли, як ми припускаємо, частина укомплектованих матеріалів не була залишена на постійне зберігання, а частина - вилучена із справ. Це пояснює різний ступінь повноти справ, розпорошеність матеріалів, а також необхідність комплексної реконструкції документної бази цього питання.
На сьогодні відсутня фундаментальна праця, яка була б присвячена огляду історії організації діловодства в Україні. Слід також зауважити, що і різні періоди цієї історії у спеціальних публікаціях висвітлено нерівномірно. Здається, що найбільше проаналізовано питання організації так званого актового (книжного) діловодства ХV-ХVІІІ ст. Проте у порівняно невеликій кількості публікацій розглянуто історію діловодства в Україні у ХХ ст., наприклад, часів української державності 1917-1919 рр. Це цілком зрозуміло, оскільки опрацювання даних питань стало можливим лише в останнє десятиліття.Також, як не дивно, незначну увагу дослідників привернула й проблематика організації діловодства в Радянській Україні 1920-1930-х рр.1 Так, серед комплексних праць можна відзначити лише дисертацію Н. С. Костинської, де питання організації діловодства розглядалися у контексті діяльності контрольних органів з удосконалення розбудови державного апарату в Українській РСР 2.
Разом з тим, у 1920-1930-х рр. відбувалося досить багато подій, повязаних з діловодством, і для створення цілісної картини історії його організації в Україні є необхідність доповнення наявних праць результатами відповідних документознавчих досліджень. Серед сюжетів таких розвідок - діяльність Інституту раціоналізації управління, яка певною мірою ілюстрована даними архівних документів, що зберігаються в Центральному державному архіві вищих органів влади і управління України (ЦДАВО України, ф. 4508).
Слід зауважити, що у 1920-ті роки в УСРР діловодству приділяли значну увагу. Про це, зокрема, свідчить досить інтенсивне видання посібників з діловодства 3. Вирішення проблем організації діловодства у цей період в СРСР пов'язувалося з удосконаленням управління народним господарством на засадах впровадження методів наукової організації праці. У загальносоюзному масштабі дослідження у цьому напрямі здійснювалися Інститутом техніки управління (ІТУ), діяльність якого досить широко висвітлена як у наукових публікаціях, так і навчальних виданнях 4. Значно менше відомо про роботу споріднених з ним установ у регіонах Росії та союзних республіках, зокрема в Україні.
Всеукраїнський інститут раціоналізації управління Народного комісаріату Робітничо-селянської інспекції або, як він називається в більшості його документів, Інститут раціоналізації управління (ІРУ) було утворено у 1929 р. в Харкові на базі Всеукраїнського інституту праці (ВУІП).
ВУІП був організований 1921 р. і перебував у підпорядкуванні Народного комісаріату праці. Комплекс документів, що характеризує деякі періоди діяльності ВУІП, також зберігається у ЦДАВО України (ф. 4265). Окремі відомості про роботу ВУІП можна знайти у вже згадуваній нами дисертації Н.С.Костинської 5, а про проблематику наукових досліджень інституту, що розроблялися на початку його існування, та їх узагальнені результати можна дізнатися, ознайомившись з випуском праць ВУІП 6.
ІРУ фактично продовжував роботу за тими ж напрямами, що й ВУІП. Певну увагу діяльності ІРУ приділяє Н.С.Костинська 7, зауваживши, що цей інститут був філіалом ІТУ в Україні 8. Однак, в установчому документі ІРУ (положенні про інститут) про це нічого не сказано 9; відсутня така інформація і в доповідній записці, надісланійінститутом ЦК КП(б)У, про виконану роботу у 1932 році 10.
ІРУ мав філіали у Києві, Дніпропетровську, Одесі, Сталіно, але чисельність працівників в них була незначною. Так, якщо на 01. 01. 1934 р. в ІРУ працювало 120 осіб (з яких 58 були керівники та наукові співробітники), то у філіалах - не більше 10 (з них до 7 науковців) 11.
Інститут видавав (переважно на шклографі) інформаційний бюлетень "За соціалістичну раціоналізацію", в рубриках якого вміщувалися різні матеріали, що характеризували діяльність інституту (про плани, інформація про заходи, наприклад, участь у конференціях, звіти про виконану роботу, зокрема окремих підрозділів тощо), іноді - організаційні, розпорядчі та інші документи, пов'язані із життям інституту. Такі багатотиражки випускали і деякі філіали, наприклад Дніпропетровський - "Трибуну раціоналізатора" 12.
У 1930 р. ІРУ створив Всеукраїнське науково-технічне товариство раціоналізаторів управління і випускав від його імені "Бюлетень раціоналізаторів управління", у першому номері якого (від 24 червня 1930 р.) було опубліковано статут цього товариства 13. В ІРУ працювали так звані школи раціоналізаторів на кшталт курсів підвищення кваліфікації. Крім того, відповідно до постанови Секретаріату ЦК та Президії ЦВК НК РСІ від 07. 09. 1931 р. при ІРУ було організовано вищий навчальний заклад - Вищу школу раціоналізації управління. Строк навчання у цьому вузі був 2 роки, форма навчання - стаціонарна, тобто з відривом від виробництва. Підготовка відбувалася на п'яти факультетах, чотири з яких за назвами відповідали певним галузям народного господарства - машинобудівельний, гірничий, сільськогосподарський, торговельно-кооперативний. На п'ятому факультеті -"радянського апарату", готували фахівців з організації апарату управління в органах державної влади. Набір здійснювався шляхом вільного конкурсу. За 1931-1932 рр. вузом було випущено 175 осіб 14. У 1933 р. ІРУ мав наміри організувати роботу аспірантури, зокрема намічалося прийняти на навчання 20 осіб, однак, здається, ці задуми не були реалізовані 15. Інститут декларував у своїх документах зв'язок з багатьма науковими установами і у першу чергу з ІТУ, Інститутом обліку, Інститутом організації промислового управління ВРНГ СРСР (Москва), Інститутом механізації сільського господарства (Москва, Ленінград), Інститутом економічних досліджень Держплану УСРР (Харків) 16.
Як свідчить вже згадувана нами доповідна записка інституту до ЦК КП(б)У, робота в ІРУ 1929-1930 рр. (тобто від початку діяльності) була в основному зосереджена на вирішенні таких питань*: "а) механізація обліку; б) раціоналізація постанови управлінського апарату; в) вивчення рацпрофілів; г) підготовка кадрів" 17. У цьому ж документі зазначається, що впродовж 1929-1930 рр. "керівництво ІРУ перебувало в руках кол. меньшовика Дунаєвського (бувший директор Інституту) та кол. есера Лапіна (бувший заст. директора). Відповідно до цього роботу Інституту було побудовано на основі меньшовицького принципу "активної" організованості; кабінетність, замкнутість, відсутність масовості, що виходили з цих принципів не забезпечували більшовистських темпів роботи Інституту, а обмеженість тематики та недостатня її актуальність не забезпечували розв'язання найважливіших задач соціалістичної раціоналізації й організації управління. На початку 1931 р. за постановою ЦКК НК РСІ - керівництво знято, визначено нові напрями діяльності" 18. Цей текст цілком відповідає духові того часу і мабуть зміна керівництва (до речі, зміщений директор ІРУ Ф.Р.Дунаєвський був директором ВУІП від самого початку діяльності цього інституту), "боротьба" з наслідками його роботи і визначення нових орієнтирів діяльності могли змінити й напрями та тематику досліджень. Зокрема, основна увага нового керівництва спрямовувалася на проведення бригадами працівників досліджень безпосередньо на виробничих об'єктах - шахтах, заводах, електростанціях тощо, у сільських чи лісозаготівельних господарствах. Можливо такі зміни призвели до зменшення зацікавленості нового керівництва ІРУ в розробленні проблематики діловодства (хоча окремі завдання, пов'язані з раціоналізацією окремих його процесів, продовжували фіксуватися в планах інституту).
Таке припущення можна зробити на підставі того, що саме 1930-м роком датована єдина праця з діловодства, підготовлена працівниками ІРУ, що збереглася в архівному фонді інституту. Це машинописний текст українською мовою, обсягом 169 сторінок, оформлений у справу, яка має назву "Материалы о ведении делопроизводства" 19. З його вступної частини "Від складачів" зрозуміло, що ця праця була підготовлена як посібник, однак не з'ясовано, чи була тиражована або навіть копійована ця праця, а також чи була поширена. Слід зауважити, що у цілому структура і зміст посібника більшою чи меншою мірою подібні до тогочасних друкованих видань з діловодства. Разом з тим, у ньому вміщено й оригінальні матеріали, зокрема, з раціоналізації роботи служб діловодства, що мали практичне значення для її працівників. Коротко охарактеризуємо ці частини посібника.
Перші розділи праці присвячені раціональному розміщенню структурних підрозділів, організації робочих місць, умовам праці (освітленню, вентиляції, температурному режиму тощо). Розглянуто питання організації роботи довідкової служби, надсилання поштових відправлень й кур'єрської служби, внутрішнього та зовнішнього зв'язку. В деяких частинах посібника автори час від часу повертаються до різних аспектів організації праці, спрямованої на підвищення ефективності роботи персоналу і, зокрема, реалізації діловодних процесів. Серед цих питань - організація роботи міськрад та райвиконкомів за безперервним тижнем, а також технічного (друкарського) бюро установи, господарського обслуговування, застосування "типового приладдя" тощо.
Безпосередньо діловодні процеси розглядаються у зв'язку з плануванням роботи президії міськради та райвиконкому і організацією "протокольного діловодства". Цій ділянці роботи приділено досить значну увагу, зокрема веденню протоколів, оформлення постанов, контролю за їх виконанням, "переховуванню матеріалів", систематизації питань у картотеці.
У посібнику підкреслюється ефективність безреєстраційної системи діловодства, яка, на думку авторів, має зняти зайві, бюрократичні затримки в роботі й прискорити документообіг. Розглядається схема діловодних процесів за такої системи. Разом з тим, з метою контролю за виконанням листів застосовувалися так звані "меморіальні індекси". Значну увагу приділено правилам створення "паперів", зокрема листів, їхньому виготовленню друкаркою та надсиланню. Знаходимо тут і розгляд процесів оформлення справ "відроблених" документів і вказівку щодо їхнього обсягу (не більше 150 арк.). Досить детально розкрито сукупність методів контролю та перевірки стану діловодства. В окремому розділі розглядається загальне діловодство сільських рад. Мабуть, зважаючи на значно менший освітній рівень діловодів цих установ, у цій частині посібника більше уваги акцентується на питаннях оформлення документів, фіксування окремих реквізитів, необхідності розмітки площі документа для цього.
У посібнику проаналізовано також процеси роботи кадрової служби установи, зокрема оформлення особистої картки, номенклатурного списку, документів з обліку кадрів. Тут автори знову повертаються до питання раціонального розподілу кадрів в установі.
Значний інтерес представляють інструктивні та інші матеріали посібника, які можна вважати додатками до нього. Це, зокрема, розгляд загальних методичних засад побудови класифікаторів справ (де основні напрями діяльності райвиконкому, міськради та сільради класифіковано за дев'ятьма рубриками), приклади класифікаторів справ міськради, райвиконкому та сільради, "Інструкція про роботу по виконанню завдань вищих органів в апарату міськрад та райвиконкомів", "Витяг з протоколу № 54 засідання Колегії Народного Комісаріату Робітничо-Селянської Інспекції Союзу РСР "Про терміни переховування грошово-матеріальної звітності другорядного значення" 20, а також параграф названий "Про стандартизацію". В останньому охарактеризовано роль стандартизації та подано окремі відомості з історії стандартизації документів (зокрема про застосування німецьких стандартів на формати паперу - так званих "Дін-форматів"), згадується про роботу кабінету у справах стандартизації при ІТУ. Характеризуються стандарти на формати паперу та їх застосування під час виготовлення певної номенклатури виробів, система статформатів, що зафіксована в ОСТ-364.
Взагалі, здається, робота з уніфікації та стандартизації документації мала стати одним з провідних напрямів діяльності інституту, що було зафіксовано у Положенні про цю установу (зокрема, планувалося вивчення стандартизації, типізації документів; розроблення єдиних правил діловодства, облікових форм; встановлення стандартної системи собівартості; вироблення шифрів тощо) 21, плані роботи сектора організаційних постановок 22, а також декларації намірів стандартизації окремих видів документів (рахунок-фактура, накладна, внутрішнього обліку матеріалів) в інформаційному бюлетені інституту 23.
У плановій документації інституту за 1933-1934 рр., проблематика діловодства посідає незначне місце порівняно з генеральними напрямами досліджень (зокрема, це розроблення теорії і практики раціоналізації, основ марксистсько-ленінської методології організації й раціоналізації управління виробництвом, узагальнення досвіду та удосконалення організації апарату управління в облвиконкомах, райрадах, сільрадах, на заводах, шахтах, машино-тракторних станціях тощо) 24. Водночас окремі завдання, що стосувалися обстеження організації діловодства, іноді фіксувалися у межах комплексних тем за цими напрямами. Наприклад, у змісті план-карти з теми "Внутрішня організація апарату рудоуправління "Комсомолець України" плану на 1933 р. сектора організації управлінських апаратів зазначено, що ділянками, які мали обстежуватись бригадою працівників інституту, були "загальне діловодство" (зокрема, процеси приймання вхідної кореспонденції, її оброблення, розподіл, надсилання кореспонденції), "протокольне діловодство", "множильна справа", організація контролю виконання (документів), облік особового складу, а результатами такого дослідження мали бути положення, інструкція, "документація" 25. У цьому ж плані зафіксовано тему з нормування праці конторського персоналу, "відрядності роботи друкарки".
Як вже зазначалося, серед архівних документів нами не було виявлено безпосередньо результатів роботи працівників інституту, наукових звітів чи матеріалів обстежень, пов'язаних з організацією діловодства (крім, машинописного посібника, зміст якого було охарактеризовано). Водночас залишилися відомості про деякі публікації співробітників ІРУ з діловодства*. Зокрема, авторами тогочасних видань були Р. Даннерт ("Організація і техніка діловодства (реєстратура)"), О. Брагинський та М. Горенштейн ("Організація машинопису (організація роботи, нормування, відрядна система обліку"), В. Зімєлєв ("Графический контроль плана", "Простейшие диаграммы").
У деяких дослідженнях відзначається, що після ліквідації ІТУ у квітні 1932 р., діяльність ІРУ також було припинено 26. Однак, архівні документи свідчать, що ІРУ проіснував до квітня 1934 р., коли в Україні було ліквідовано ряд наукових установ економічного профілю (зокрема, майже в один і той же день разом з ним - Український науково-дослідний інститут економіки та організації промисловості, що також був утворений 1929 р.).
Сподіваюсь, що ця публікація зацікавить документознавців і буде стимулювати пошуки нових фактів щодо діяльності ІРУ чи інших відомостей з історії вітчизняного діловодства першої половини ХХ ст.
Будь-яка установа, підприємство, фірма (далі - організація) незалежно від форми власності самостійно вирішує проблеми документаційного забезпечення управління, за рахунок удосконалення якого стає можливим підвищення рівня його ефективності, корпоративної культури взагалі. Робота з документами була, є і залишиться одним з головних напрямів діяльності організації, незалежно від її масштабів діяльності чи форми власності, оскільки завжди виникає необхідність фіксування тої чи іншої управлінської інформації в документальній формі.
Збільшення потоків інформації потребує докорінної зміни характеру виконання управлінських операцій і процесів інформаційного забезпечення управлінських рішень та опрацювання документації з актуальних проблем, подій тощо. Здобутки документознавства та інформаційно-аналітичної діяльності з кожним роком усе більше важать в органах державної влади, місцевого самоврядування, великих корпораціях.
Зазначене вимагає докорінної зміни характеру документаційного забезпечення управління, підвищення ефективності обробки конкретної інформації з актуальних потреб сьогодення, вирішення наявних проблем в українській і світовій економіці, громадському та культурному житті, політиці, фінансах, паливно-енергетичному та інших ринках, підготовці у ВНЗ відповідних фахівців для виконання цих завдань.
Така ситуація змінює й зміст підготовки висококваліфікованих документознавців. Чинниками, що впливають на цей зміст є:
Розглянемо ці чинники більш предметно.
1. Ускладнення функцій управління персоналом
Докорінне реформування виробничих відносин, організаційно-господарські перетворення в соціально-економічній сфері, динамічні зміни в структурі органів державного управління, створення нових органів самоуправління, приватних корпорацій безпосередньо відображається на сфері документування. Це, зокрема, виявляється у зростанні кількості різноманітних документів, підвищенні вимог до складання текстів, оформленні, здійсненні операцій пов'язаних з їх обігом, передаванні до архіву.
Ділове документування на сучасному етапі розвитку менеджменту орієнтується на нові інформаційні технології (збирання вихідних даних, їх нагромадження, збереження, оброблення), заміну паперових носіїв інформації документа на магнітні. Водночас управлінський документ, незалежно від виду матеріального носія залишається важливим атрибутом будь-якої організації. Відповідно до Державного класифікатора управлінської документації сьогодні (дещо умовно) виділяється 15 класів документації. У зв'язку з цим стає доцільним подальше удосконалення організаційно-правового забезпечення процесів документування.
У першу чергу в централізованому порядку слід врегулювати перелік нормативних актів, що видаються, залежно від виду установи. В інтересах упорядкування загальної кількості, регламентації та повної уніфікації управлінських документів відповідним органом необхідно продовжити типізацію й формалізацію планових документів, документів організаційно-розпорядчих структур, а також обліково-довідкових і статистичних відомостей. Передчасно говорити про наявність в Україні уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Вона тільки оформлюється і повинна відповідати вимогам ДСТУ 4163-2003. Її впровадження дозволить полегшити користування документами та їх опрацювання за допомогою сучасних засобів комп'ютерної техніки.
2. Збільшення числа працюючих з документами в організації
Практичною роботою з документами в організації сьогодні, як правило, займається весь управлінський персонал. Знання співробітниками апарату управління засобів раціоналізації роботи з документами значно скорочує час на їх складання і опрацювання, дає можливість приділяти більше уваги іншим функціональним обов'язкам.
Кожен працівник організації, незалежно від посади, яку обіймає, повинен вміти працювати з документацією, складати документи, оцінювати їх легітимність, орієнтуватись у строках виконання того чи іншого документа, передачі в архів. Сучасний управлінець має усвідомити, що документування - це не якась другорядна справа, а основа його роботи.
Тому необхідно час від часу проводити в організації заняття, семінари, конференції з питань документування, вивчати нові нормативні акти з цього питання. Так, наприклад, Асоціацією вищих навчальних закладів України приватної форми власності вже третій рік щоквартально, із залученням провідних фахівців Держкомархіву та Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, в Європейському університеті проводяться науково-практичні семінари, в яких брали участь більше тисячі працівників не тільки закладів освіти, але й інших сфер діяльності. Керівництво Європейського університету також регулярно організовує курси з вдосконалення документаційного забезпечення управління у своїх відокремлених підрозділах.
3. Наявність проблем інформатизації документообігу
Необхідність інформатизації документообігу, забезпечення якості документів, їх правильне оформлення на електронних носіях стає вимогою часу. Без інформатизації документообігу неможлива інформатизація управління в цілому.
В умовах інформатизації управління, коли інформація, що має ознаки документа, закладається в пам'ять ПК, стає можливим швидко отримати будь-яку її частину і в будь-яких сполученнях. Це змінює правовий статус сутності категорії "документаційне забезпечення управління", включаючи всю сукупність операцій опрацювання, зберігання та використання документації у формі документів як її безпосередніх носіїв.
Інформатизація документообігу повинна включати весь комплекс процесів, починаючи зі створення документів. Перехід до інформатизації документообігу в організації повинен супроводжуватися попереднім вирішенням таких проблем:
а) невпорядкованість різноманітних форм документів
У сфері управління донедавна застосовувалась значна кількість документів, що було пов'язано з відсутністю нормативних обмежень стосовно їх форм. Застосовувані раніше зразки форм часто довільно змінювалися в інтересах тієї чи іншої організації, наприклад, шляхом варіювання реквізитами, зміни площі їх зон. Зміни послідовності і місця розташування реквізитів у документах стали зумовлювати певні труднощі під час перенесення даних на електронні носії для наступної їх автоматизованої обробки.
б) невпорядкованість термінології
Відсутність уніфікації мовних кліше в документах перешкоджає підвищенню ефективності автоматизації документування, опрацюванню документів і пошуку необхідних даних . Разом з тим аналіз показує, що до 70% варіантів текстів управлінських документів можна віднести до категорії типових (шаблонних). Це дає можливість більш широкого застосування стандартизованих форм документів.
в) невідповідність форм і змісту окремих документів завданням, раціоналізації управлінських процедур.
Невисока інформативність багатьох документів особливо наочно проявляється при вирішенні традиційних управлінських завдань за допомогою комп'ютерних технологій, у той час як керівники структурних підрозділів часто за умов неповноти отриманої документної інформації вимушені приймати управлінські рішення на інтуїтивному рівні, а не на підставі вичерпної інформації, викладеної у документах.
Катастрофічні наслідки Чорнобиля свідчать не тільки про фатальний характер помилок через професійну некомпетентність керівників, але і помилок фахівців, що були допущені ще на стадії розробки і проектування складних технологічних систем та прийнятті управлінських рішень.
г) нераціональне використання площі відображення інформації
Перевищення площі багатьох документів відбувається не лише внаслідок збільшення обсягу інформації у тексті, але й з-за неправильного застосовування наявних форматів, завищення розмірів берегів, наявності незаповнених зон між групами реквізитів, неврахування площин взаємного розміщення окремих реквізитів. Під час конвертації електронного документу у паперову форму це призводить до збільшення витрат паперу, використання великої кількості різноманітних сегрегаторів.
д) недостатнє взаємоузгодження форм документів і технології їх виготовлення та опрацювання
Для введення інформації, автоматичного її нагромадження, зберігання та використання сьогодні застосовують електронні носії інформації різноманітних операційних систем і форматів записів, що ускладнює обмін інформацією між різними структурами чи рівнями управління. Інформатизація документообігу висуває жорсткі вимоги, спрямовані на уніфікацію форм, проведення більшої формалізації текстів, урахування специфічних особливостей і можливостей технічних засобів.
Треба також зазначити, що найбільші труднощі під час інформатизації документообігу виникають у ході створення організаційно-управлінської документації. Це пов'язано з тим, що значна кількість документів створюється та опрацьовується традиційними методами, а із застосуванням ПК опрацьовується лише їх частина. Звідси виникає потреба комплексно удосконалювати всі управлінські документи.
4. Підвищення рівня уніфікації і стандартизації документів
Удосконалення управлінських документів здійснюється головним чином шляхом їх уніфікації та стандартизації, що не тільки знижує матеріальні і часові витрати та забезпечує інформативність документації, але й закріплює у вигляді нормативних вимог найбільш вдалі рішення, зокрема завдяки можливостям застосування засобів комп'ютерної техніки.
Сьогодні уніфікація управлінських документів розглядається як організаційна діяльність, спрямована на підвищення ефективності застосування їх у сфері управління. Це забезпечує скорочення часу на складання документів, їх оптимізацію, ущільнення записів, можливість вибіркового опрацювання, організацію багатоаспектного пошуку інформації та пристосування систем документації до процесів її використання в умовах функціонування систем електронного діловодства та документообігу.
Оскільки документування залишається одним з основних засобів реалізації управлінських функцій, то при уніфікації управлінських документів потрібно передусім встановити чітку відповідність між управлінською функцією та змістом документа, в якому має бути відображено цю функцію. У зв'язку з цим при здійсненні уніфікації документів важливою передумовою є облік стану і, при потребі, уточнення організаційних аспектів управління, прав видання тих чи інших видів документів.
Уніфікація управлінських документів - лише одна, відносно самостійна, частина єдиного процесу удосконалення документації на певному етапі розвитку суспільства в цілому. Уніфікацію можна розглядати як один з головних методів стандартизації, що покликана забезпечити приведення об'єктів стандартизації до раціональної номенклатури за формою і типорозмірами відповідно до їх функціонального призначення. Стандартизація призначена знизити витрати на роботу з документами, підвищити оперативність їх підготовки, опрацювання та сприйняття розміщеної в них інформації.
Завданням удосконалення форм документів повинно стати:
а) при уніфікації - зменшення різноманітності документів за формою, типорозмірами та правилами оформлення;
б) при стандартизації - формування та впровадження як обов'язкової норми обмежень, що дозволяють відбирати найбільш ефективні форми і правила зіставлення та оформлення документів, забезпечити їх ефективне подальше застосування.
Уніфікацію та стандартизацію документів слід проводити за такими основними принципами: зняття надлишку інформації в документах; створення загальної моделі побудови документів; застосування єдиної термінології в документах; типізація та трафаретизація текстів.
5. Впровадження безпаперових технологій бухобліку
З розвитком інформатизації з'являється можливість впровадження безпаперових технології обліку, за яких усі дані формуються машинним шляхом і виводяться на екран ПК лише на відеотермінальних пристроях. Забезпечення принципу правової обгрунтованості облікових даних, отриманих шляхом впровадження безпаперових технологій їх формування, залежить від того, наскільки точно треба дотримуватись цих вимог. Що ж стосується потреби збереження паперової форм вхідних та вихідних документів, то вона визначається передусім психологічними і юридичними аспектами.
Джерелами облікових даних у кінцевому підсумку є виробнича діяльність людей. Так, природним є бажання передавача інформації зберегти письмову копію відомостей і повідомлень на випадок виникнення непорозумінь, для контролю тощо. Користувач облікових даних також часто бажає мати письмове підтвердження отриманої інформації, оскільки письмовий документ залишається традиційним юридичним доказом відповідності констатованого факту переданого повідомлення. До того ж в ряді випадків паперові документи зручніші у використанні.
Психологічний аспект визначається також тим, що зникнення паперового документа може призвести до розладнання усієї інформаційної системи. Разом з тим, використання поряд з традиційними документами електронних носіїв і засобів оброблення облікової інформації, покликано удосконалити організаційні форми їх використання, суттєво вплинути на зміст роботи органів управління у бік поліпшення їх діяльності (оперативність, точний облік документів тощо).
6. Якісні зміни в технології документування
За останні роки у результаті інформатизації сфери управління відбулися якісні зміни в технології документування. У зв'язку з цим з'явились навіть терміни "електронне документування" та "електронний документообіг", під якими розуміються процеси підготовки та проходження документа з використанням засобів комп'ютерної техніки.
Програмні системи автоматизації діловодства та документообігу, що пропонуються ринком, можуть бути диференційовані за такими характеристиками: технологія діловодства; відповідність основним завданням; функціональні характеристики систем; вартісні показники. Основою функціонування зазначених систем є серверні технології, що дозволяють одночасно створювати, аналізувати, перерозподіляти величезні масиви інформаціх, здійснювати її швидкий перегляд і пошук 2.
На базі галузевих автоматизованих комп'ютерно-інформатизаційних систем (АКІС) функціонують автоматизовані інформаційні системи управлінського призначення (АІСУП), що реалізують і функції діловодства. Функції автоматизованого контролю виконання документів покладено на автоматизовану систему контролю виконання документів (АСК1Д, АНІД, АСКОРД та ін.), а функції реєстрації, пошуку і зберігання документів - на АІПС.
Практика експлуатації подібних систем доводить, що вони певною мірою можуть розв'язати проблеми автоматизації роботи з документами.
7. Необхідність правового регулювання електронного документування
Важливою умовою використання комп'ютерних технологій у сфері документування та документообігу є їх правове регулювання. Адаптувати традиційні технології оброблення документів до відповідного рівня комп'ютерних технологій можна лише за умов нормативного регламентування та оптимізації порядку процесу руху документів у системі управління.
Правове регулювання документування та документообігу сьогодні повинно вирішувати питання, пов'язані з основними положеннями щодо: визначення поняття категорії "електронний документ", його типів і видів; умов надання юридичної сили; вимог до оригіналів, дублікатів і копій документів; порядку засвідчення документів (електронно-цифровий підпис); правил і реєстрації документів; порядку доступу до їх електронних версій, зберігання, передавання і отримання документів з інших організацій; головних принципів юридичної відповідальності за порушення порядку використання електронних документів 3.
8. Вдосконалення нормативно-методичної бази діловодства, розвиток документознавстваНормативно-правове, нормативно-методичне та інформаційне забезпечення діяльності служб діловодства, реалізація державної політики в цій сфері покладена на Державний комітет архівів України та державні установи згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" (із змінами, прийнятими 13.12.01). Нормативні акти Держкомархіву є обов'язковими для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, незалежно від їх підпорядкування і форми власності.
Разом з тим, управлінські документи, які мають специфічні правила підготовки, оформлення і обігу, ще знаходяться дещо осторонь інформатизації управління. Причиною цього, з одного боку, є обмежені можливості технічних засобів, з іншого, комплекс проблем, що виникає при взаємодії людини і машини. Можна додати й те, що принципово нові можливості комп'ютерних технологій спонукають переглянути теоретичні питання документування, проаналізувати логіку та закономірності документаційних процесів. Це дозволить зробити певні висновки щодо наукового обґрунтування і прогнозування розвитку документознавства майбутнього.
Для розроблення теоретичних основ і визначення практичних шляхів удосконалення роботи з документами, сьогодні існує нагальна потреба підготовки кваліфікованих кадрів документознавців, які б могли ефективно працювати в умовах глобалізації.
1. Підстава розроблення. Концепція розробляється відповідно до плану науково-дослідної та методичної роботи Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства на 2004 р.
2. Актуальність і необхідність розроблення. Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумовлює необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Зміни політичної та економічної ситуації в Європі із створенням Євросоюзу фактично привезли до створення єдиного економічного простору, єдиного ринку для більшості європейських країн. Певною мірою це змушує держави у складі Європейського Союзу відмовитися від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних систем управління документацією. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм давно вийшла за межі національних кордонів, транснаціональні корпорації мають представництва у багатьох країнах, у тому числі й тих, де їм доводиться працювати за правилами національної економіки. Саме ці нові економічні реалії зумовили потребу вироблення єдиного (міждержавного) стандарту з управління документацією, що й призвело до видання Міжнародною організацією стандартизації 15 вересня 2001 р. стандарту ІSО 15489-2001 "Інформація та документація - Управління документацією" (далі - Стандарт) 1.
Україна не залишилися осторонь світових процесів. З 1998 р. діє затверджена Президентом України Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу. Мета стратегії - забезпечити входження нашої держави до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямів інтеграційного процесу є адаптація законодавства України до законодавства ЄС 2. Вона передбачає, зокрема, поступове приведення законодавства України у відповідність з європейськими стандартами.
У сучасній інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України в світовий інформаційний простір, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло на характер документів та діловодства в цілому. На часі - застосування у сфері діловодства міжнародних правил і технологій, спілкування мовою, що зрозуміла всім.
3. Загальна характеристика міжнародного стандарту ISO 15489. Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами у галузі управлінської діяльності. Стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики і процедур - більш швидкий і ефективний пошук документної інформації.
Стандарт стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які зобов'язані створювати та використовувати документи. Він визначає обов'язки організації під час реалізації процесів документування, надає рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів, а також щодо розроблення та впровадження систем документації.
Управління документацією розглядається у міжнародному стандарті як частина системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. Стандарт ISO 15489 є викладом оптимальної методики управління документацією, яка призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема, розробників нових інформаційних програм і систем, щоб забезпечити відповідність цих програм та систем вимогам управління документацією. Загальний концептуальний характер стандарту робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією.
Стандарт складається з двох частин. Частина 1 "Загальні положення" містить виклад загальних принципів управління документацією в державних і недержавних організаціях, що створюють документи. Ці принципи полягають у визначенні й документальному оформленні:
У цій частині також викладені загальні засади розроблення та впровадження систем документації, подано опис процесів управління документацією, наголошується на необхідності регулярного моніторингу відповідності цих процесів визначеним в організації правилам і стандартам та наявності постійної програми навчання роботі з документами.
Частина 2 "Методичні рекомендації" містить опис методики, що дозволяє реалізувати принципи управління документацією, описані у першій частині Стандарту 3.
Частина 1 призначена для використання менеджерами в організаціях, спеціалістами з управління документацією, інформацією та всіма іншими працівниками організації та фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), зобов'язаних створювати та використовувати документи у своїй діяльності. Частина 2 призначена для використання спеціалістами з управління документацією та працівниками, до обов'язків яких входить управління документацією в організації. Частина 2 забезпечує єдину методологію застосування частини 1 стандарту у всіх організаціях, що прагнуть налагодити процес управління документацією відповідно до вимог ІSО. Крім того, розробники стандарту підкреслюють, що стандарт призначається і для вищого керівництва організацій.
У Стандарті, зокрема, визначена відповідальність організацій за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами ("політика") в організації повинні бути визначені та зафіксовані у документі, підписаному вищим керівництвом організації. Обов'язки повинні бути розподілені між усіма працівниками організації, які в процесі своєї діяльності створюють документи, та відображені в їхніх посадових інструкціях.
Сумісність та узгодженість двох частин стандарту показана у двох таблицях-додатках з перехресними посиланнями на статті цих частин. До кожної частини є алфавітний покажчик.
В умовах розвитку світової торгівлі організації, що застосовують даний стандарт, можуть бути впевненими у тому, що їх принципи та технології роботи з документами прийняті у всьому світі. Для організації, що працює у кількох країнах з особливими національними системами діловодства, новий стандарт допоможе створити єдину функціональну систему управління документацією.
Стандарт схвалено Міжнародною радою архівів, яка рекомендувала його до застосування всім утворювачам документів - як державним, так і приватним 4.
4. Терміни та поняття. Термінологія стандарту ISO 15489 базується на термінах, регламентованих стандартом ISO 5127 "Документація та інформація - Словник" 5, що застосовується під час розроблення прикладних стандартів з різних видів інформаційної діяльності, у тому числі бібліотечної та архівної справи, управління документацією. Проте технічний комітет Міжнародної організації стандартизації, що розробляв стандарт з управління документацією, прийняв не всі визначення термінів, які пропонує стандарт ISO 5127, та визнав за необхідне стосовно окремих термінів дати свої формулювання. Це стосується, насамперед, базових понять - "документ" та "управління документацією". У стандарті ISO 15489 термін "документ" визначається як інформація, яку організація або фізична особа створює, одержує (отримує) і зберігає як свідчення та інформацію згідно правових зобов'язань або в процесі виконання дій з основної діяльності. Термін "управління документацією" у цьому стандарті трактовано як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.
Терміни та поняття, що відрізняються від стандарту ISO 5127, подано в статті 3 ISO 15489:1 6.
5. Нормативна база діловодства в Україні.
Нормативну базу діловодства України можна умовно розділити на декілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (закони України "Про інформацію" 7, "Про державну таємницю" 8, "Про Національний архівний фонд та архівні установи" 9, "Про електронні документи та електронний документообіг" 10, "Про електронний цифровий підпис" 11 тощо).
Другу групу становлять правові акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 (далі - Примірна інструкція) 12, та "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 (далі - Інструкція з діловодства за зверненнями громадян) 13. До цієї групи також відносяться державні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення: ДСТУ 2732:94, Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98, Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99, Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99, Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003) 14.
Третю групу складають різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян.
Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції 15. Закон України "Про судоустрій" регламентує організацію роботи щодо здійснення діловодства в судах 16.
Отже, нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічні методи управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.
Стандарт ISO 15489:2001 стосується всіх документів, які організація (державна чи приватна) створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. Його можна використовувати як інструмент для оцінки узгодження з вимогами до ведення документів та формування відповідного регуляторного режиму. Це сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами. Тому цілком доцільним вбачається впровадження норм міжнародному стандарту ISO 15489:2001 в Україні.
6. Досвід впровадження в окремих країнах. Ряд країн вже розробили на основі зазначеного міжнародного стандарту національні аналоги або використали його під час розроблення інших нормативних документів, що регулюють управління документацією.
Так, уповноважений орган з питань стандартизації Великої Британії - British Standard Institution (BSI) уже до кінця 2001 р. видав національний стандарт BSI ISO 15489. Він має таку ж структуру як і міжнародний стандарт, тобто складається з двох частин - власне стандарту та методичних рекомендацій з його реалізації. В національному варіанті друга частина супроводжується додатками (зразки положень, правил управління документацією в організації), які не увійшли до міжнародного стандарту, щоб не збільшувати його обсяг. Також British Standard Institution видає серію посібників з різних питань, пов'язаних із впровадженням стандарту 17.
Австралія (її національний стандарт був основою для розроблення міжнародного стандарту), у березні 2002 р. скасувала старий і видала новий національний стандарт - AS ISO 15489, в основному ідентичний міжнародному. Він також складається з двох частин - Загальних принципів та Методичних рекомендацій. Щоб не виникало плутанини під час застосування термінології, у передмові до AS ISO 15489 до деяких міжнародних термінів подано австралійські аналоги. Уповноважений орган з питань стандартизації Австралії - Стандарти Австралії - створив технічний комітет відповідності стандарту AS ISO 15489 для розроблення документів, що доповнюють стандарт. Зокрема, планується розробити стандарт, який описує практичні заходи щодо здійснення моніторингу та аудиту організаційної та системної відповідності організацій AS ISO 15489 18.
Міжнародний стандарт ISO 15489:2001 став концептуальною основою для Правил Кабінету Міністрів Латвії "Управління документацією". Розроблені правила мають такий же гнучкий характер, як і Стандарт, що дозволяє установам самим обирати систему документування, визначаючи загальні принципи її створення, умови сумісності систем документації, що забезпечує швидкий та зручний обмін інформацією між установами. Для вирішення термінологічних проблем було розроблено спеціальний словник, а визначення найважливіших термінів подано в самому тексті Правил 19.
7. Шляхи впровадження. Як уже було зазначено вище, в Україні відсутній нормативний документ, який би регламентував організацію роботи з усіма документами. Основний нормативно-правовий акт, що регулює організацію діловодства - Примірна інструкція, стосується організації загального діловодства і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними у її назві, та організаціями, що знаходяться в їх підпорядкуванні. Тобто не охоплено недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці та соціальному житті України і частка якого продовжує зростати. Крім того, якщо у державних установах існують традиції діловодства, то для приватного сектору непоодинокими є випадки нерозуміння необхідності належного ведення документації. На нашу думку, стандарт ISO 15489:2001, особливо його перша, концептуальна частина, може сприяти позитивним змінам у ставленні до діловодства, оскільки управління документацією - це, в основному, не технологія, а система керування.
Якщо порівняти зміст діловодних процесів, описаних у Стандарті та Примірній інструкції, принципових відмінностей та суперечностей між ними не побачимо. Розробники стандарту прагнули включити до нього норми, які б не суперечили національному законодавству різних країн. Застосування методики різних процедур, описаних у Стандарті, рекомендовано у разі, якщо це не суперечить чинному законодавству країни, що використовує стандарт.
Слід зауважити, що у Стандарті не вживається термін "експертиза цінності". Розробники не дійшли згоди щодо того, що ж таке експертиза цінності та хто її може проводити. Це результат відмінностей у національних традиціях. Тому у Стандарті описано процес, але не використовується термін: стаття 9.1 "Визначення документів, які мають бути включеними до систем документації" та стаття 9.2 "Визначення строків зберігання документів" 20.Метою стандартизації в Україні згідно статті 5 Закону України "Про стандартизацію" є створення умов для раціонального використання всіх видів національних ресурсів та відповідності об'єктів стандартизації своєму призначенню, сприяння усуненню технічних бар'єрів у торгівлі тощо 21. Стандарт ISO 15489 допомагає у досягненні цієї мети стандартизації.
Беручи до уваги міжнародний досвід впровадження Стандарту, слід звернути особливу увагу на термінологію. Можливо, застосування міжнародних термінів доцільно пов'язати з підготовкою нового видання Державного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять".
Доцільно доповнити національний аналог Стандарту додатками із зразками різної документації згідно з нормами вітчизняної практики.
Положення Стандарту потребують узгодження з існуючою в Україні нормативно-правовою базою в галузі інформаційної політики. Мають бути нормативні посилання на акти, що регулюють ті чи інші процедури (наприклад, доступ, конфіденційність інформації, відповідальність за порушення цих норм тощо).
Значна кількість вітчизняних підприємств атестується згідно системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. На базі стандартів ІSО серії 9000 розроблено і набули чинності національні стандарти системи якості. Сфера застосування стандарту ISO 15489 поширюється на управління документацією у межах орієнтації на впровадження систем управління якістю 22. Отже, одним із шляхів застосування його норм може стати нормативне визначення ролі управління документацією у заходах щодо підвищення якості функціонування організації.
Стандарт ISO 15489 містить загальні вимоги, які адресовані всім організаціям, незалежно від галузі діяльності, розміру та форми власності. Тому дуже важливо під час впровадження норм стандарту надавати організаціям фахові консультації. Це завдання уповноважених органів у галузі діловодства. Доцільно організувати для працівників діловодних та архівних служб організацій різного рівня інформаційно-консультативні семінари з питань застосування норм, викладених у стандарті.
Головна сторінка | Nota Bene | Генеалогія | Новини | Публікації | Архіви в Україні | Архіви в світі | Контакти | Карта порталу
Copyright © 2008 - Державний комітет архівів України
Всі права застережені
Вебмайстер: webmaster@archives.gov.ua